Wie man einen robusten Projektumfang erstellt

Wie man einen robusten Projektumfang erstellt

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1 Wie man einen robusten Projektumfang erstellt

Als Projektmanager ist es Ihre Verantwortung, Projekte von Anfang bis Ende in geordneter Weise zu leiten und gleichzeitig Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und auf Kurs zu halten. Ein genauer Projektumfang ist ein wesentlicher erster Schritt, um dieses Ziel zu erreichen. Schauen wir uns an, wie er aussehen sollte, wie Sie ihn erstellen und wie Sie ihn verwalten können.

Was ist der Projektumfang?

Projektumfang bezieht sich auf die Form und die Grenzen eines Projekts. Er kapselt die gesamten Anforderungen, wie sie vom Auftraggeber oder den relevanten Interessengruppen festgelegt wurden. Alle spezifischen Ziele, Ergebnisse, Aufgaben, Kosten und Termine passen in den Projektumfang.

Ein klares Verständnis des Projektumfangs kann die Projektmanager in die Lage versetzen, einen genauen Plan zu erstellen und das Projekt nach Bedarf zu steuern. Es ist auch wichtig, das Team auf dem Laufenden zu halten und zusammenhängend und einheitlich zu arbeiten.

Was ist Scope Creep?

Ein gutes Verständnis des Projektumfangs kann helfen, eine schleichende Ausweitung des Umfangs zu verhindern. Wenn sich der Projektumfang verschlechtert, werden während des Projektverlaufs überarbeitete Anforderungen und Bedürfnisse in das Projekt eingebracht, was zu mehr Arbeit für Ihr Team führen, es demotivieren und letztlich die Qualität Ihres Outputs verringern kann.

Scope Creep tritt am ehesten auf, wenn der Projektumfang aufgrund von Missmanagement und/oder schlechter Kommunikation schlecht definiert ist, und es kann sehr gefährlich sein. Um das Risiko eines „Scope Creep“ zu vermeiden, müssen Projektmanager deutlich mit ihren Kunden und Interessenvertretern kommunizieren, so dass sie deren Anforderungen verstehen und sich eine kristallklare Vorstellung vom Ziel machen können.

Wenn man sich auf diese Anforderungen geeinigt hat, kann das Projekt effizient voranschreiten ohne unerwartete Überraschungen auf dem Weg.

Wie man eine Erklärung zum Projektumfang verfasst

Später werden wir uns einige Vorlagen für den Projektumfang ansehen, aber für den Moment werden wir mehr über die Schritte erfahren, die Sie unternehmen sollten, wenn Sie einen erfolgreichen Projektumfang schreiben. Sie dienen als perfekter Ausgangspunkt für Ihr Projekt . Dieser Projektumfang wird auch die Verwirrung verringern, die durch das Schleichen des Projektumfangs verursacht wird.

Schritt 1: Sammeln Sie die Informationen, die Sie benötigen, um den Zweck zu definieren.

Der erste Schritt besteht darin, den Auftrag zu sammeln und mit den relevanten Interessengruppen zu kommunizieren. Dann können Sie alle hochrangigen Informationen sammeln, die Sie über das Projekt benötigen. Diese Informationen werden Ihnen helfen, das Gesamtziel des Projekts zu definieren, was Ihnen und Ihrem Team ein Gefühl des Kontexts und der Dynamik vermittelt.

Idealerweise sollten Sie in der Lage sein, den Zweck in einem Satz zu formulieren. Wenn nicht, könnten Ihre Ideen zu breit gestreut sein, was zu einer schleichenden Ausweitung des Umfangs führen kann.

Allerdings sollten Sie in der Lage sein, den Zweck in einem Satz zu formulieren.

Schritt 2: Schreiben Sie die genauen Ziele des Projekts auf.

Wenn Sie nun eine Idee vom „Nordstern“ für das Projekt haben, werden Sie über die verschiedenen Ziele nachdenken wollen, die Sie nach Abschluss des Projekts erreichen wollen.

Stellen wir uns vor, Ihr Marketingteam wurde damit beauftragt, ein neues Erklärungsvideo für Ihre Dienstleistung zu entwickeln. Sie sollten eine Reihe präziser Ziele definieren, die Ihnen helfen können, zu beurteilen, wie erfolgreich das Projekt ist. Zu diesen Zielen könnten eine bestimmte Anzahl von Aufrufen, eine Konversionsrate oder eine Steigerung Ihres Endergebnisses gehören. Die Möglichkeiten sind endlos.

Schritt 3: Erkunden Sie die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um das Ziel zu erreichen.

Nachdem Sie nun verstanden haben, warum Sie das Projekt in Angriff nehmen und was Sie zu erreichen hoffen, ist es an der Zeit, über die Aufgaben nachzudenken, die Sie erledigen müssen auf dem Weg zum Erfolg.

Wenn Sie dasselbe Beispiel oben verwenden, werden Sie sicherstellen wollen, dass Ihr Team auf dem Weg dorthin eine Reihe von Schlüsselaufgaben erfüllt. Zu diesen Aufgaben könnten die Erstellung eines Drehbuchs und die Sicherung des geeigneten Sprechers gehören.

Schritt 4: Definieren Sie, was nicht in das Projekt aufgenommen werden soll.

In dieser Phase ist es auch wichtig, zu verhindern, dass Ihr Projekt außer Kontrolle gerät. Hier sollten Sie erforschen, was nicht zum Umfang des Projekts gehört.

Sagen wir, das Erklärungsvideo muss ein Intro und ein Outro für Ihr Branding enthalten. Wird das ein separates Projekt sein, oder wird es im ursprünglichen Projekt enthalten sein?

Um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen und Ihr Projekt einen vorhersehbaren Umfang hat, sollten Sie alle diese Fragen so schnell wie möglich beantworten .

Schritt 5: Strategie zur Darstellung der Besonderheiten.

Jetzt, wo Sie eine Vorstellung davon haben, was genau Sie zu erreichen hoffen, ist es an der Zeit, über die Einzelheiten nachzudenken. Sie werden je nach den spezifischen Teammitgliedern, Ihrem Führungsstil und dem Kunden, mit dem Sie arbeiten, variieren.

In dieser Phase werden einige Organisationen zusätzlich zu einem starren Projektzeitplan einen detaillierten Budgetvorschlag wünschen. Sie sollten beurteilen, welche Informationen Sie benötigen werden, während Sie sich mit Ihren Interessenvertretern beraten.

Schritt 6: Sammeln Sie Beiträge von Interessengruppen und vereinbaren Sie Erfolgskriterien.

Nachdem Sie nun den Projektumfang geschrieben haben, werden Sie ihn mit anderen teilen wollen und sichern Sie sich die Zustimmung Ihrer Stakeholder.

Viele Vorlagen enthalten einen Abschnitt, der die Unterschriften der Auftraggeber des Projekts erfordert. Dieser Schritt stellt sicher, dass alles klar gelesen und verstanden wurde, treibt die Verantwortlichkeit voran und schützt Sie und Ihr Team vor den Folgen einer schleichenden Ausweitung des Umfangs.

Schritt 7: Verfeinern und teilen.

Während der Konsultationsprozess weitergehen kann, haben Sie schließlich einen starren Projektumfang, der Ihr Projekt leiten wird. Herzlichen Glückwunsch!

Jetzt ist es an der Zeit, über die Kanäle nachzudenken, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Ihren Projektumfang mit anderen zu teilen und die Buy-ins Ihres Teams zu sichern.

Verwaltung des Projektumfangs

Sie haben also einen robusten Projektumfang entwickelt. Was kommt als nächstes?

Theoretisch sollte der Projektumfang klarstellen, dass Ihr Projekt klar sein wird, so dass Sie Ihr Team leicht zum Erfolg führen können. Aber Sie werden verstehen, dass die Realität oft ganz anders aussieht.

Die Notwendigkeit eines kontinuierlichen Managements des Projektumfangs

Selbst angesichts der robustesten Erklärung zum Projektumfang sind komplexe Projekte, mehrere Interessengruppen, Veränderungen und Entwicklungen zu erwarten.

Um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, müssen Sie Ihren Projektumfang kontinuierlich sorgfältig verwalten. Wenn Sie den Fortschritt Ihres Projektumfangs aufmerksam verfolgen, können Sie genau feststellen, wann Ihr Projekt von der festgelegten Route abweichen könnte.

Wenn Sie schnell handeln, werden Sie in der Lage sein, diese Momente zu lösen, bevor sie zu Problemen werden, und Ihr Projekt zu retten, bevor es ernsthaft entgleist.

Wie Sie Ihren Projektumfang verwalten

Hier sind einige Techniken, die Sie verwenden können, um Ihren Projektumfang zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt mit ihm im Einklang steht:

1. Durchführung regelmäßiger Beurteilungen

Mit dieser Taktik können Sie den Status Ihres Projekts mit dem ursprünglichen Projektumfang vergleichen. Ein Team kann schnell durch eine neue Aufgabe oder ein neues Feedback entgleisen, wenn Sie also ständig alles überprüfen, können Sie sehen, wie sich Ihr Kurs entwickelt.

2. Festlegung häufiger Meilensteine

Stellen Sie sich Meilensteine als hochgelegene Punkte vor, die es Ihnen ermöglichen, die Landschaft zu betrachten. Indem Sie diese Punkte in regelmäßigen Abständen festlegen, ermutigen Sie sich und Ihr Team, Ihre Fortschritte zu bewerten und die genauen Wege zu Ihrem Endziel zu definieren.

3. Verwaltung Ihrer Führungskräfte

Da alle Ihre Teammitglieder ihre Zeit schätzen, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie regelmäßig mit ihnen sprechen, um sich auf dem Laufenden zu halten. Dann können Sie feststellen, ob das Projekt immer noch nach ihren Bedürfnissen verläuft und dass kein Gespräch auf hoher Ebene den Kontext, in dem Sie arbeiten, verändert hat.

Welche Elemente sollte Ihre Erklärung zum Projektumfang enthalten?

Projektmanager sollten mindestens eine Reihe von Schlüsselinformationen in ihre Erklärung zum Projektumfang aufnehmen. Während der Schwerpunkt je nach den spezifischen Bedürfnissen einer Institution oder eines Projekts erweitert werden kann, sollte jede Erklärung mindestens Folgendes enthalten:

Projektzweck

Die Absichtserklärung sollte kurz und bündig umreißen, was das Projekt zu erreichen hofft.

Projektziele

Die Ziele des Projekts sollten in einer logischen Reihenfolge aufgelistet werden.

Projektaufgaben

Die Aufgaben, die mit der Durchführung des Projekts verbunden sind, sollten ebenfalls so kurz und umfassend wie möglich umrissen werden.

Ausgeschlossener Geltungsbereich

Die Aufgaben und Ziele, die außerhalb des Rahmens des Projekts liegen, sollten klar umrissen werden.

Genehmigung

Um den Interessenvertretern Raum zu geben, die Richtigkeit der Erklärung zum Projektumfang zu bestätigen, sollten die Genehmigungsbestimmungen hier aufgenommen werden.

Vorlage für den Projektumfang von Gluescreen

Um Ihnen bei der Entwicklung eines robusten Projektumfangs zu helfen, haben wir diese kostenlose Vorlage für den Projektumfang für Sie zusammengestellt.

Sie werden feststellen, dass alle Schlüsselbereiche auf dieser Vorlage abgedeckt sind, sowie einige wichtige Tipps am Ende der Vorlage. Wir hoffen, dass Sie mit dieser Vorlage ein wirklich fruchtbares Projekt-Scope-Statement erstellen können.

4 Projektumfangsvorlagen, die Sie verwenden können

Suchen Sie nach weiteren Vorlagen für den Projektumfang, die Ihnen mehr Inspiration bieten und Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Vorlagen helfen können? Hier ist ein Blick auf einige der zusätzlichen Ressourcen, die da draußen verfügbar sind.

1. Scope Statement Vorlage aus MyPM

Sie können diese Vorlage aus MyPM entweder als Word- oder PDF-Dokument herunterladen. Sie unterscheiden sich in der Vielfalt der angebotenen Bereiche von den anderen Optionen auf dieser Liste, was zeigt, wie die besten Aussagen zum Projektumfang spezifisch an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können.

Diese spezielle Vorlage enthält einen Abschnitt für Projektannahmen, die in anderen Vorlagen häufig nicht enthalten sind. Wenn Sie nichts unversucht lassen, können Sie sich einen noch tieferen Konsens über die konkreten Besonderheiten eines Projekts sichern.

2. einfache Projektumfangserklärung von ProjectBliss

Dieses Worddokument von ProjectBliss ist zwar recht grundlegend, hilft Ihnen aber sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Punkte in Ihrem Projekt-Scope Statement getroffen haben. Und am Ende der Vorlage finden Sie zusätzliche Tipps. Im Allgemeinen zeigt es auch, dass ein prägnanter, präziser Inhalt wichtiger ist als auffällige Designs oder übermäßig wortreiche Sprache.

3. Projektumfangsvorlage aus NHS Education for Scotland

Diese Projektbereichsvorlage von NHS Education for Scotland ist eine einfache Vorlage, die auf die Schlüsselbereiche trifft, die wir bereits untersucht haben.

Sie werden feststellen, dass es auch zeigt, wie Vorlagen für den Projektumfang an die spezifischen Bedürfnisse einer bestimmten Organisation oder eines Projekts angepasst werden können. Die letzten beiden Abschnitte in dieser Vorlage beziehen sich auf ähnliche Projekte, was veranschaulicht, wie sich das Projekt auf Initiativen für Gleichstellung und Vielfalt auswirken wird.

Um den Bedürfnissen Ihrer Organisation und Ihres Teams gerecht zu werden, können Sie ähnliche Überlegungen in Ihre Projektrahmenvorlage integrieren.

4. Erklärung zum Projektumfang aus den Projektmanagement-Dokumenten

Andere project scope statement als Word-Dokument, diese Option aus Project Management Docs kann frei verwendet und angepasst werden.

Diese Vorlage ist eine interessante Überlegung, da sie zeigt, wie wortreich und langwierig einige Aussagen zum Projektumfang sein können. Die Vielfalt und Menge der Informationen hier ist ein faszinierender Aspekt, der Ihnen einen alternativen Blickwinkel auf ein Projekt-Scope-Statement bietet.

Die Vorlage ist interessant zu betrachten, da sie zeigt, wie wortreich und langwierig einige Projekt-Scope-Statements sein können.

Jeder Abschnitt enthält eine Erklärung und Beispielinformationen, die Ihnen helfen, die Erklärung entsprechend Ihren spezifischen Bedürfnissen zu vervollständigen.

3 Beispiele zum Projektumfang

Bereit, sich weitere Beispiele anzusehen, die als Inspiration für Ihren Projektumfang dienen können? Hier ein genauerer Blick auf die von Dritten zur Verfügung gestellten Vorlagen:

1. Erklärung zum Projektumfang von Examples.com

Diese Ressource von Examples.com stellt eine Reihe von Qualitätsbeispielen zusammen und vertieft das Konzept des Projektumfangs. Die zusätzlichen Informationen können Ihnen helfen, Ihr Fachwissen in diesem Bereich zu verfeinern, während die ergänzenden Beispiele Ihnen helfen, Ihr Wissen zu vertiefen.

Ein solches Beispiel ist die herunterladbare Datei „Pathways Initiative“. Sie werden sehen, dass dieses Beispiel mit einer prägnanten, klaren Beschreibung beginnt. Die Ergebnisse werden in einfachen Aufzählungspunkten umrissen, während die Projektakzeptanzkriterien quantifizierbare Ziele verwenden.

Die mit dem Projekt verbundenen Ausschlüsse und Einschränkungen sind ebenfalls in Aufzählungspunkten dargestellt, so dass jeder Interessenvertreter die Faktoren verstehen kann, die das Projekt einschränken und definieren werden.

Diese Ressource deckt einen großen Bereich ab, also nehmen Sie sich Zeit und denken Sie darüber nach, wie jedes einzelne Beispiel auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein könnte. Sie enthält auch viele potenzielle bewährte Praktiken, die Sie in Ihre Arbeit einfließen lassen können.

2. Beispiel für den Projektumfang aus dem Template Lab

Sie werden feststellen, dass dem Template Lab’s deep dive in den Projektumfang 11 Beispiele in verschiedenen Formaten vorangestellt sind. Diese Dokumente können heruntergeladen und in Ruhe studiert werden. Sie können sogar Elemente dieser Dokumente in eine von Ihnen selbst entwickelte Vorlage einbauen. Das Template Lab bietet auch eine alternative Sichtweise darüber, was eine Erklärung zum Projektumfang ist, sowie über die zur Erstellung einer solchen Erklärung erforderlichen Schritte.

3. Erklärung zum Projektumfang von Wiley Online LIbrary

Suchen Sie nach einer literarischeren Erklärung für eine Projektübersicht? Die Wiley Online-Bibliothek beherbergt diese wunderschöne Ressource, die einen eher akademischen Ansatz verfolgt.

Wenn Sie gerne durch Lesen lernen, werden Sie vielleicht feststellen, dass diese Ressource eine tiefere Resonanz bei Ihnen findet. Sie haben ein anschauliches Szenario geschaffen, das Ihnen wirklich hilft, sich in die Lage eines Projektleiters zu versetzen, der mit der Erstellung dieser Art von Aussage beauftragt ist.

Schlussfolgerung

Die Fähigkeit, einen robusten und effektiven Projektumfang zu schaffen, kann enorme Auswirkungen auf den Fortschritt und den Lebenszyklus Ihres Projekts haben. Um es richtig zu machen, muss eine solide Projektgrundlage geschaffen werden. Daher sollten Sie darauf achten, dass Sie genügend Zeit für das Verfassen der Erklärung zum Projektumfang aufwenden.

Wenn Sie auf der Suche nach weiteren Einblicken in das Projektmanagement sind, sollten Sie unbedingt unseren Blog besuchen.