Wie man ein erfolgreiches Kickoff-Meeting durchführt

Wie man ein erfolgreiches Kickoff-Meeting durchführt

Ein Kickoff-Meeting ist eines der wichtigsten Ereignisse, wenn es um den Start eines Projekts geht. Es ist der Zeitpunkt, an dem sich beide Parteien zusammensetzen, um zu besprechen, was zu tun ist, und sich auf klare Ziele und gewünschte Ergebnisse für das Projekt zu einigen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder mit den Ergebnissen zufrieden sind, aber auch um sicherzustellen, dass sowohl der Kunde als auch die Agentur auf der gleichen Seite stehen, um spätere Verwirrung zu vermeiden, wenn das Treffen in einer kleineren kreativen Projektsituation durchgeführt wird.

Wie auch immer der Anwendungsfall aussieht, die allgemeine Struktur eines effizienten und wirklich effektiven Kickoff-Meetings ist ziemlich unkompliziert und im Großen und Ganzen gleich – das Ziel des Meetings ist es, die Grundlagen zu schaffen, auf denen das Projekt aufgebaut wird, und das ist eine Schlüsselkomponente für ein erfolgreiches Projekt, unabhängig von den Anforderungen oder der Situation.  

Wenn es richtig gemacht wird, kann die Auftaktsitzung einen positiven Ton setzen und würde wesentlich zum Erfolg des Projekts für beide Seiten beitragen. Wenn das Kickoff-Meeting jedoch schlecht oder gar nicht durchgeführt wird, kann es jede Erfolgschance noch vor Projektbeginn zunichte machen und damit jede künftige Gelegenheit für eine spätere Zusammenarbeit mit diesem Kunden zunichte machen und langfristig dem Image Ihrer Marke schaden.

Wie genau führen Sie erfolgreiche Kickoff-Meetings durch?

Was ist der Zweck des Kickoff-Meetings?

Die Diskussion über das Projekt ist nicht der einzige Zweck von Auftaktsitzungen.

Es geht auch darum, Kreativität zu inspirieren und Beziehungen zwischen den beiden Parteien aufzubauen. Dies ist die perfekte Gelegenheit für beide Parteien, sich gegenseitig kennen zu lernen. Wenn diese Verbindung in der Anfangsphase gestärkt wird, wird die Zusammenarbeit im weiteren Verlauf des Prozesses sicher reibungslos verlaufen. Am Ende des Prozesses sollte sich jeder gepumpt und inspiriert fühlen, mit der Arbeit zu beginnen.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie ein effizientes Kickoff-Meeting durchführen können, hier einige allgemeine Tipps:

    Beweise mit Personen teilen, die nicht als Gutachter oder Teammitglied aufgeführt sind

    Mit diesem verbesserten Workflow haben wir es für Sie und Ihre Kunden auch einfach gemacht, Proofs auszutauschen, ohne sie als Gutachter einladen zu müssen. Wenn Sie den Link eines einzelnen Proofs in einem Projekt freigeben, hat der Empfänger Zugriff auf alle Dateien in einem Projekt. Jeder, der den Link hat, kann diese Dateien einsehen

    Das sorgt für einen reibungslosen Kommunikationsprozess, indem es sicherstellt, dass alle Dateien für alle notwendigen Personen zugänglich sind.

    Gestaltung des Überprüfungsprozesses

    Das Überwachen und Verfolgen Ihrer Projekte ist ein wesentlicher Teil Ihrer täglichen Arbeit! Wie bei jedem neuen Werkzeug müssen Sie herausfinden, was für Ihr Team funktioniert.

    Nach Gesprächen mit zahlreichen Anwendern von Gluescreen haben wir diesen Trend festgestellt:

    Freelance Designer benötigen in der Regel einen Überprüfungsschritt. Sie kommunizieren direkt mit ihren Kunden, erstellen die notwendigen Entwürfe und holen dann deren Feedback ein. Da Freiberufler die Freiheit haben, sich ihre Kunden auszusuchen und sich stark auf positive Bewertungen verlassen, überarbeiten sie ihre Modelle in der Regel so lange, bis der Kunde zufrieden ist.

    Kleine Agenturen verwenden in der Regel zwei Überprüfungsschritte. Der erste Schritt ist für interne Überprüfungen und der zweite für externe Überprüfungen. Die Überprüfungsschritte können äußerst wichtig werden, wenn sie nicht wollen, dass ihre Kunden mit den Freiberuflern oder Designern interagieren. Es ermöglicht auch eine Qualitätskontrolle der gesamten kreativen Arbeit, indem sichergestellt wird, dass eine andere Person die Dateien vor dem Kunden einsieht. Diese kleinen Agenturen überarbeiten ihre Entwürfe in der Regel ein bis drei Mal, bevor sie für Überarbeitungen einen Aufpreis verlangen.

    Kleine interne Marketing-Teams benötigen in der Regel einen Schritt . Sie nutzen diesen Schritt, um offen und transparent über neue Designs, die auf den Markt kommen, zu kommunizieren.

    Große Agenturen und Unternehmen haben in der Regel mehrere Überprüfungsschritte. Sie haben sowohl interne als auch externe Überprüfungsschritte, aber dann haben sie auch Überprüfungsschritte für verschiedene Abteilungen: Recht, Compliance, Korrekturlesen, Technik und C-Level.

    Es ist wichtig, dass Sie den für Sie und Ihr Unternehmen geeigneten Überprüfungsprozess finden.

    Effektive Teamarbeit und Geschäftsbeziehungen von Kunde zu Kunde sind allesamt sehr wichtig, um auf dem richtigen Fuß zu beginnen und diese Beziehungen dann von dort aus weiterzuentwickeln. Wenn Sie also nicht richtig anfangen und nicht die Zeit und Mühe aufbringen, diesen großartigen Anfang zu machen, ist das Projekt normalerweise zum Scheitern oder zu einer langen Reihe von Problemen während des gesamten Verlaufs bestimmt.