Unternehmen auch durch eine längere Phase der reinen Fernarbeit hinweg produktiv halten

Unternehmen auch durch eine längere Phase der reinen Fernarbeit hinweg produktiv halten

Ob bereit oder nicht, viele Coronavirus-Notfallpläne erfordern eine Arbeit aus der Ferne. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Politik zu unterstützen – und bereiten Sie sich auf die zukünftigen Bedürfnisse von Arbeitsplatz und Mitarbeitern vor.

Lesen Sie diesen Artikel in Ihrem Büro von zu Hause aus? Dank der Verbreitung von COVID-19-Coronavirus ist Fernarbeit für viele Mitarbeiter plötzlich eine neue Wahl – und für einige von ihnen eine Anforderung, die sie über Nacht erfüllen müssen.  Nur wenige Unternehmen fühlen sich auf die Arbeit in großem Maßstab aus der Ferne vorbereitet, aber Sie können Schritte unternehmen, um die Erfahrung sowohl für die Mitarbeiter als auch für Ihr Unternehmen produktiv zu machen. 

Wir werden zum weltweit größten „Work-from-home“-Experiment gezwungen, und bisher war es für viele Unternehmen nicht einfach, Folgendes zu implementieren 

„Wir werden zum weltweit größten „Work-from-home“-Experiment gezwungen, und bisher war es für viele Organisationen nicht leicht, es umzusetzen“, sagt Saikat Chatterjee, Senior Director, Advisory bei Gartner.  „In einer kürzlich durchgeführten Webinar-Schnellumfrage gaben 91% der teilnehmenden HR-Führungskräfte (alle in Asien/Pazifik) an, dass sie seit dem Ausbruch ‚Heimarbeit‘ eingeführt haben, aber die größte Herausforderung ergibt sich aus der fehlenden technologischen Infrastruktur und dem mangelnden Komfort bei neuen Arbeitsweisen.

Flexible HR-Unterstützung, um den neuen Arbeitsrealitäten gerecht zu werden

Regelmäßige HR-Notfallpläne sollten bereits Schlüsselfunktionen, Rollen, Fähigkeiten und Aktivitäten festlegen, die für die Aufrechterhaltung des Betriebs der Organisation erforderlich sind – und die aus der Ferne erledigt werden können.  In einer plötzlich auftretenden Krise können diese Grenzen jedoch weit gesteckt sein und erfordern, dass Sie verschiedene Arten von Unterstützung und nicht-traditionelle Arbeitsoptionen anbieten. 

In vielen betroffenen Ländern haben die Regierungen allen Mitarbeitern die Arbeit von zu Hause aus vorgeschrieben oder empfohlen – eine für die meisten Organisationen unvorhergesehene Situation, die es erforderlich macht, dass sie bestehende Richtlinien schnell überprüfen und ändern.

Analysieren Sie die Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Rollen, um festzustellen, welche Arbeit sich für ein Fernarbeitsmodell eignet, und dementsprechend, welche Art von Unterstützung Sie anbieten müssen, wenn es sich um Fernarbeit handelt:

Einige Formen der Fernarbeit sind schlichtweg nicht möglich

Zum Beispiel können Mitarbeiter am Fließband nicht außerhalb des Standorts arbeiten.  Wenn Sie auch nur eine Notbesatzung vor Ort halten müssen, gehören zu den Aufgaben der Personalabteilung Sicherheitsmaßnahmen (z.B. die Bereitstellung von Masken), Arbeitsteilung (z.B. die Aufteilung von Schichten) und psychologische Unterstützung zur Verringerung von Angstzuständen.

    Möglicherweise mit Kostenaufwand.  Einige, wie z.B. Verkaufsteams, können aus der Ferne arbeiten, aber sie werden von der Anleitung und Unterstützung für Manager und Mitarbeiter profitieren, um die logistischen und kulturellen Herausforderungen zu meistern.

Andere Branchen wiederum sind sehr gut für die Fernarbeit geeignet

Einige Mitarbeiter, wie z.B. Wissensarbeiter, arbeiten vielleicht bereits zumindest zeitweise aus der Ferne, also bauen Sie weiterhin Vertrauen in das Team auf, unterstützen Sie die Mitarbeiter und halten Sie eine soziale Verbindung aufrecht, um die Situation produktiv zu gestalten.

Erfolgsfaktoren für die Fernarbeit

Offen und oft kommunizieren

Das erste Gebot in jeder Krise ist es, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, aber wie und was Sie kommunizieren, ist von entscheidender Bedeutung.  Dies gilt vor allem dann, wenn die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten und ansonsten möglicherweise weniger Informationen über die Organisationskanäle erhalten als wenn sie mit ihrem Vorgesetzten und Kollegen in einem Büro wären. 

Der Erfolg der Fernarbeit hängt stark davon ab, ob man den Mitarbeitern vertraut, dass sie ihre Arbeit tun, auch wenn man sie nicht sehen kann.

Teilen Sie offen und häufig mit, wie sich die Krise tatsächlich auf Ihr Unternehmen auswirkt, und normalisieren Sie, was zu erwarten ist. Wenn Sie das nicht tun, werden sich die Mitarbeiter einfach an das verteilte Netzwerk von Informationen – Websites, soziale Medien usw. – wenden, um die Lücke zu füllen. Stellen Sie sicher, dass die Manager informiert sind, damit sie bei Bedarf Informationen kaskadieren können.

Aufrichtigkeit und gegenseitige Kommunikation helfen Ihnen, das Vertrauen zu schaffen, das Sie für den Erfolg Ihrer Richtlinien für die Fernarbeit benötigen.

Vertrauen in die Mitarbeiter, um produktiv zu sein

Egal, ob Ihre Initiativen im Bereich der Fernarbeit routinemäßig oder dringend sind, Vertrauen ist die Grundlage für ihren Erfolg. „Der Erfolg der Fernarbeit hängt stark davon ab, ob man den Mitarbeitern vertraut, dass sie ihre Arbeit tun, auch wenn man sie nicht sehen kann“, sagt Aaron McEwan, Vizepräsident von Gartner.

Manager machen sich oft Sorgen über die mangelnde Transparenz der Arbeitsabläufe und -routinen ihrer direkten Mitarbeiter, wenn sie aus der Ferne arbeiten. In unserer Blitzumfrage berichteten 76% der Personalchefs über die Beschwerden der Top-Mitarbeiter während des Coronavirus-Ausbruchs als „Bedenken der Manager über die Produktivität oder das Engagement ihrer Teams, wenn sie aus der Ferne arbeiten“. „Aber die Sorgen um die Produktivität der Mitarbeiter sind oft übertrieben“, sagt McEwan.

Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, verwalten ihre Zeit oft so, dass sie die Tageszeit nutzen, in der sie sich am produktivsten fühlen, und sie erleiden keine unnötigen Unterbrechungen, wie sie es im Büro tun.

54% der HR-Führungskräfte gaben in unserer Blitzumfrage an, dass eine schlechte Technologie und/oder Infrastruktur für das Arbeiten aus der Ferne das größte Hindernis für effektives Arbeiten aus der Ferne ist.

Dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, Manager dazu anzuleiten, sich bei Leistungs- und Produktivitätsprüfungen auf die Ergebnisse zu konzentrieren. Setzen Sie genaue Erwartungen an die Mitarbeiter und ermöglichen Sie unterstützende Interaktionen zwischen den Mitarbeitern.

„Wenn sich der Staub gelegt hat, werden wir wahrscheinlich sehen, dass unsere entfernt arbeitenden Mitarbeiter während dieser Krise genauso produktiv waren – wenn nicht sogar noch produktiver“, sagt McEwan.

Die Möglichkeiten der Technologie ausreizen

Die Technologie spielt eine Schlüsselrolle bei der Ermöglichung von Kommunikation und Fernarbeit, aber 54% der HR-Führungskräfte gaben in unserer Blitzumfrage an, dass schlechte Technologie und/oder Infrastruktur für die Fernarbeit das größte Hindernis für eine effektive Fernarbeit in ihrer Organisation darstellt.

Cloud-basierte Produktivitätswerkzeuge und andere mitarbeiterorientierte Technologien sind an den heutigen Arbeitsplätzen immer häufiger anzutreffen, aber dieses plötzliche, groß angelegte Experiment der Fernarbeit wird mit Sicherheit zusätzliche Lektionen aufdecken – und Möglichkeiten zur Verbesserung bieten. Um die Nutzung und die Wirksamkeit von Tools und Technologien für die Fernarbeit zu erhöhen und zu verbessern, müssen bewährte Praktiken und ideale Anwendungsfälle vermittelt werden.

Selbst wenn Ihre Technologie oder Infrastruktur unzureichend ist, sollten Sie Ihre Mitarbeiter anleiten, E-Mail, Instant Messaging und interne Social-Media-Plattformen effektiv zu nutzen, um eine bessere und konsistentere Nutzung zu erreichen.

„Die erste Lektion, die wir aus der Coronavirus-Situation gelernt haben, besteht darin, die Entwicklung einer Technologieinfrastruktur zu beschleunigen, die alternative Arbeitsweisen unterstützen kann“, sagt McEwan. HR-Führungskräfte können diese Gelegenheit nutzen, um die Auswirkungen auf die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter zu messen, um einen Business Case für Technologie-Investitionen und fortschrittlichere Richtlinien für effektives Arbeiten an entfernten/flexiblen Standorten zu erstellen.

Bereiten Sie sich auf die Zukunft der Fernarbeit vor

Dieses riesige Experiment der Fernarbeit ist auch eine großartige Gelegenheit, um sich auf die Zukunft vorzubereiten – wenn die Automatisierung die Rolle der Wissensarbeiter erweitert hat und die Präferenzen der jüngeren Generationen verlangen, dass Unternehmen Optionen für die Fernarbeit anbieten.

Betrachten Sie einige Daten aus der jüngsten Gartner-Forschung:

  • Bis 2030 wird die Nachfrage nach Fernarbeit um 30% steigen, da die Generation Z voll in die Arbeitswelt eintritt.
  • 64% der heutigen Fachkräfte geben an, dass sie überall arbeiten könnten, und Richtlinien für die Fernarbeit sind üblich (in 71% der Unternehmen).

Fernarbeit ist bereits jetzt attraktiv für Mitarbeiter, die mehr Flexibilität benötigen. Sie eliminiert die Pendelzeit für diejenigen mit familiären Verpflichtungen; diese Mitarbeiter arbeiten zumindest manchmal fast doppelt so häufig aus der Ferne wie diejenigen ohne solche Verpflichtungen. Und das Segment der Belegschaft, das alternde Familienmitglieder unterstützt, wächst weiter, was die Anforderungen an flexible Arbeitsregelungen erhöht.

Doch während insbesondere die Fernarbeit zunehmend von den Mitarbeitern gefordert und durch die Technologie ermöglicht wird, überlassen die meisten Unternehmen (93%) den Managern die Entscheidung, wer aus der Ferne arbeiten kann und wer nicht. Zum Teil aufgrund des mangelnden Vertrauens lassen nur 56% der Manager ihre Mitarbeiter tatsächlich aus der Ferne arbeiten – selbst wenn die Politik dies zulässt.

Der obligatorische Einsatz von Fernarbeit für die Geschäftskontinuität sollte allen Organisationen signalisieren, dass es an der Zeit ist, ihre Richtlinien für die Fernarbeit zu überdenken und sie für eine breitere Anwendung als Business as usual neu zu gestalten.