Starke Beziehungen im Remote-Team aufbauen und pflegen

Wie man starke Beziehungen in einem Remote-Team aufbaut und pflegt

Wenn Sie in einem Remote-Team arbeiten, merken Sie schnell, wie wichtig die Kommunikation ist. Es ist wichtig, die besten Wege zu finden, um mit Ihrem Team zu kommunizieren, wenn Sie nicht von Angesicht zu Angesicht arbeiten, weil Sie den Kontext der Situation jeder Person – wenn nicht sogar den gesamten Kontext – vermissen.

Wenn Sie zum Beispiel mit Ihren Teamkollegen in einem Büro sind, werden Sie feststellen, ob jemand besonders ruhig und zurückgezogen ist. Und wenn das ein übliches Verhaltensmuster ist, werden Sie wissen, dass es ein Hinweis darauf ist, dass sie letzte Nacht nicht gut geschlafen haben und etwas Platz brauchen oder dass sie besonders gestresst sind und ein Gespräch brauchen, um ihre Sorgen zu teilen.

Sie werden auch Details wie den Lärmpegel im Büro oder den störenden Baustellenlärm draußen bemerken. Sie werden feststellen können, wann sich jemand wirklich auf seine Arbeit konzentriert und wann er offen für Unterbrechungen ist.

Als Menschen können wir diese Signale sehr gut auffangen. Wir üben dies täglich in unseren Interaktionen und nutzen die Körpersprache und den Tonfall der Menschen, um die Art und Weise, wie wir mit ihnen kommunizieren, zu informieren.

Aber in einem abgelegenen Team verliert man viel von diesem Kontext, also muss man Wege finden, dies auszugleichen. Sehen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Sie starke Verbindungen zu Ihren Teamkollegen aufbauen können, wenn sie weit weg sind.

Rapport aus der Ferne aufbauen

Wenn Sie einen neuen Job in einem entfernten Team beginnen, kann sich das sehr seltsam anfühlen. Obwohl es vielleicht weniger konfrontierend ist, als in einem neuen Büro voller Leute zu arbeiten, die man nicht kennt, kann es auch isolierter sein, da man nicht leicht jeden schnell kennenlernen kann – besonders diejenigen, mit denen man nicht direkt arbeitet.

Schließlich machen Sie die Runde und haben mit allen etwas Interaktion, und vielleicht treffen Sie sie sogar persönlich bei einer Firmentagung, wie sie Zapier alle paar Monate veranstaltet. Aber wie baut man eine Beziehung zu Menschen auf, die man nie wirklich getroffen hat?

Beginnen wir mit einigen Standardmethoden zum Aufbau einer Beziehung und schauen wir uns an, wie wir sie auf eine entfernte Arbeitssituation anwenden können.

Robin Dreeke ist der Gründer von People Formula, ehemaliger Leiter des FBI-Verhaltensanalyseprogramms und Autor von It’s Not All About Me: Zehn Techniken zum Aufbau einer schnellen Beziehung zu jedermann. In seinem Buch erklärt Dreeke einige der grundlegendsten Möglichkeiten, eine Beziehung zu anderen aufzubauen, darunter Lächeln, das Kinn tiefer zu neigen, damit man nicht auf sie herabsieht, die Stärke ihres Händedrucks anzupassen und das Sprechen zu verlangsamen, damit man glaubwürdiger wirkt.

Alles gute Tipps, aber nicht sehr nützlich in einer entfernten Umgebung. Was können wir also in einer abgelegenen Situation anwenden, um uns zu helfen, starke Beziehungen zu unseren Teamkollegen aufzubauen? Nun, Dreeke schlägt ein paar Dinge vor, die wir verwenden können.

Erstens weist Dreeke darauf hin, dass es überwältigend sein kann, jemanden neu kennen zu lernen, wenn man keine zeitliche Einschränkung für sein Gespräch hat. Da wir darauf bedacht sind, in jeder neuen Situation nach Bedrohungen Ausschau zu halten, ist unsere erste Reaktion auf ein Treffen mit jemandem, dass wir uns vor ihm in Acht nehmen, bis wir anfangen, eine Beziehung aufzubauen. Der Aufbau einer künstlichen Zeitbegrenzung kann laut Dreeke den Druck eines Gesprächs mit einer neuen Person mindern.

Wenn Sie Telefon- oder Videoanrufe einrichten, um Ihre neuen Teamkollegen zu treffen, versuchen Sie, ein Zeitlimit von 15 Minuten festzulegen.

Ein weiterer Tipp von Dreeke ist, andere zu bestätigen, indem Sie ihnen zuhören und Ihr Ego aussetzen. „Echte Validierung in Verbindung mit der Suspendierung des Egos bedeutet, dass Sie keine Geschichte anzubieten haben, sondern nur da sind, um ihre zu hören“, schreibt er.

Wir lieben es, über uns selbst zu sprechen, vor allem vor guten Zuhörern, aber das bedeutet, dass wir oft bereit sind, mit unseren eigenen Geschichten zu antworten, wenn unser Gesprächspartner zu Ende spricht. Laut Dreeke bedeutet die Aussetzung des Egos, dass wir unsere eigenen Wünsche, einen Beitrag zum Gespräch zu leisten, beiseite legen und stattdessen kurze, offene Fragen wie das Wie, Wann und Warum stellen.

Studien haben gezeigt, dass man durch aufmerksames Zuhören und die Aufforderung an den Gesprächspartner, das Gesagte zu vertiefen, sympathischer wird und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass man für künftige Gespräche ausgewählt wird.

Zusammenfassend kann man also sagen:

  • Legen Sie eine Endzeit fest, bevor Sie ein Gespräch mit einer neuen Person beginnen.
  • zuhören, ohne Ihre eigenen Geschichten zu unterbrechen oder zu teilen
  • kurze, offene Fragen stellen

Sich auf den Text verlassen – der richtige Weg

Ihr Team könnte sich bei Video- und Sprach-Chats auf Tools wie Skype oder Zoom verlassen, die Ihnen die Möglichkeit geben, die gerade besprochenen Strategien zur Erstellung von Berichten zu nutzen. Sprach- und Videoanrufe können Ihnen dabei helfen, mehr Kontakt zu Ihrem Team herzustellen und die Probleme der asynchronen Kommunikation wie Zeitverzögerungen oder Missverständnisse zu vermeiden.

Aber Sie werden wahrscheinlich einen Großteil Ihres Tages mit der Kommunikation mit Text verbringen. Ob es sich um Slack, gemeinsam genutzte Basecamp-Dokumente, E-Mails oder GitHub-Probleme handelt, Text ist in der Regel die bequemste Möglichkeit, mit Ihren Teamkollegen in Kontakt zu bleiben, ohne sie zu unterbrechen.

Effektive schriftliche Kommunikation ist ein so wichtiger Teil der Fernarbeit, dass sie oft Teil dessen ist, was Fernunternehmen bei der Einstellung suchen. Zum Beispiel teilt der Automattic Happiness Engineer Andrew Spittle:

Text ist unser vorherrschender Kommunikationsmodus, und wir suchen bei Bewerbern nach starken Schreibfähigkeiten. Auf der Support-Seite ist das der Schlüssel, denn Text ist nicht nur die Art und Weise, wie wir mit Kunden kommunizieren, sondern auch untereinander. Unser Interviewprozess erfolgt ebenfalls über Text-Chats, um diese Fähigkeit zu bewerten.

In einer abgelegenen Umgebung müssen Sie in der Lage sein, Ihren Standpunkt klar und einfach zu vermitteln, Einfühlungsvermögen und Verständnis zu zeigen und effizient zu sein, um keine Zeit zu verschwenden, da Sie möglicherweise ohnehin über Zeitzonen hinweg auf die Antwort Ihres Teams warten.

3 Vorschläge für die Verbindung mit entfernten Teammitgliedern durch Text

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Wenn Ihre Teamkollegen auf der anderen Seite der Welt arbeiten, gewöhnen Sie sich daran, dass Sie nach dem Aufwachen oder der Rückkehr vom Mittagessen einen vollen Posteingang und Nachrichten aus Ihrem Team-Chat, von gemeinsam genutzten Dokumenten und verschiedenen anderen Orten erhalten. Das kann überwältigend sein, daher ist es für eine effiziente Kommunikation untereinander unerlässlich, Wege zu finden, um den Überblick zu behalten.

Das verteilte Stripe-Team teilt die meisten internen E-Mails, was bedeutet, dass jeder einen sehr vollen Posteingang hat, den er täglich durcharbeiten muss. Mit über 400 E-Mail-Listen im Unternehmen gibt es bei Stripe eine Menge zu organisieren.

Einer der Ansätze, die Stripe für die Skalierung transparenter E-Mails verfolgt, ist die Erstellung von Archivlisten, in denen ansonsten irrelevante E-Mails CC’d sind. Das bedeutet, wenn Sie eine Besprechung mit jemandem einrichten, müssen Sie nicht die Posteingänge von jedem mit Ihren hin- und hergehenden E-Mails überfluten, aber später hat jeder Zugang zu diesen Informationen, wenn er sie braucht. So erklärt es Greg Brockman, Vorsitzender und CTO von OpenAI und ehemaliger CTO von Stripe:

Das Ziel besteht nicht darin, Dinge zu teilen, die sonst geheim wären: Es geht darum, die Fülle an Informationen freizugeben, die sonst versehentlich in den Posteingangsfächern einiger weniger Leute eingeschlossen wären. Im Allgemeinen sollten Sie, wenn Sie über eine Archivliste debattieren, diese mit einbeziehen.

(Buffer verwendet auch einen transparenten E-Mail-Prozess. Wie es funktioniert, können Sie im Blog Buffer Open nachlesen).

Erinnern Sie sich an Hanlons Rasiermesser

Ein Rasiermesser ist ein Begriff, der in der Philosophie verwendet wird, um uns zu helfen, mögliche Erklärungen (daher der Name) für ein Phänomen zu entfernen. Hanlons Rasiermesser bezieht sich auf die Idee, dass wir immer erst Unwissenheit und dann Böswilligkeit annehmen sollten. Das heißt, wenn jemand etwas Falsches tut, darf man nicht annehmen, dass er absichtlich beabsichtigt hat, Sie zu verletzen. Es ist genauso wahrscheinlich (vielleicht noch wahrscheinlicher), dass er einfach einen Fehler gemacht hat.

Das ist besonders wichtig in Situationen, in denen Ihnen der Kontext fehlt. Wenn Sie per Text mit Kollegen kommunizieren, die mehrere Zeitzonen entfernt sind, versuchen Sie bei einem Missverständnis immer zuerst von Unwissenheit und dann von Böswilligkeit auszugehen.

Meiner eigenen Erfahrung nach ist dies schon mehrmals passiert. Wenn ich aus der Ferne für Buffer gearbeitet habe, habe ich mich oft auf ein Gespräch mit Leo eingelassen, um etwas zu besprechen, worüber wir uns nicht einig waren, nur um festzustellen, dass wir überhaupt nicht auf derselben Seite standen und dass alles ein Missverständnis war.

Sich durchsetzen, wenn es nötig ist

Die vielleicht schwierigste, aber auch offensichtlichste Möglichkeit, den fehlenden Kontext in der Fernkommunikation zu kompensieren, ist, nach vorne zu schauen und offener zu sein, als man es normalerweise tun würde. Wie ich bereits in meinem Beispiel erwähnt habe, macht es die Arbeit mit jemandem in einem Büro leichter, seine Stimmung aufzufangen und zu wissen, wann er etwas Zeit allein braucht. Wenn man aus der Ferne arbeitet, nervt man die Leute, indem man mit ihnen plaudert, wenn sie nicht in der Stimmung sind – das ist unvermeidlich. Es ist einfach schwieriger, anderen gegenüber respektvoll zu sein, wenn Sie weniger Informationen haben, um Ihre Entscheidungen zu beeinflussen.

Um dieses Problem einzudämmen, müssen wir Wege finden, um diesen Kontext explizit miteinander zu teilen. Ein guter Weg, dies zu tun, besteht darin, im Voraus Regeln aufzustellen.

Hier ist ein Beispiel aus meiner eigenen Erfahrung: Mein Mitbegründer Josh Sharp und ich nutzen Viber, um den ganzen Tag über zu kommunizieren. Manchmal geht es hier und da um eine kurze Nachricht, um ein Mittagessen oder ein Treffen zu besuchen. Zu anderen Zeiten unterhalten wir uns stundenlang in Echtzeit über unsere Arbeit. Da Viber unser „always on“-Kanal für die Kommunikation ist, müssen wir uns explizit von unserer Erreichbarkeit entfernen, wenn wir ununterbrochene Arbeitszeit benötigen. Um zu vermeiden, dass sich jemand durch die frustrierte Bitte, für eine Weile den Mund zu halten, beleidigt fühlt, haben wir ein Code-Wort erfunden.

„Baumzeit“ nennen wir unsere ununterbrochene Arbeitszeit. Ich weiß nicht mehr, woher der Name stammt, aber ich glaube, es hatte etwas mit einem hypothetischen Szenario zu tun, bei dem einer von uns auf einen Baum läuft, um dem anderen zu entkommen… Unabhängig davon ist dies jetzt unser Codewort. Wenn einer von uns den anderen nach einer „Baumzeit“ fragt, bedeutet das: „Sei nicht beleidigt, aber es fällt mir schwer, mich zu konzentrieren, und ich brauche wirklich ununterbrochene Zeit, um mich auf das zu konzentrieren, was ich tue.

Baumzeit

Da wir diese Regel im Vorfeld aufgestellt haben, wissen wir beide, dass es eine Option ist. Immer wenn wir das Bedürfnis nach etwas Ruhe und Frieden während der Arbeit verspüren, wissen wir, dass wir auf die Baumzeit zurückgreifen können, ohne uns erklären zu müssen oder uns Sorgen machen zu müssen, die andere Person zu beleidigen, weil wir jetzt nicht plaudern wollen.

Offen zu sein, was man braucht, kann sehr schwer sein. Die meisten von uns sind es nicht gewohnt, so offen mit ihren Teamkollegen umzugehen. Aber denken Sie an all die Informationen, die Sie über Ihre Gefühle und Ihre aktuellen Bedürfnisse haben, die Ihre Teamkollegen nicht haben.

Es liegt an Ihnen, diese Lücke zu füllen, damit sie auf die beste Art und Weise mit Ihnen kommunizieren können.

Ein weiteres gutes Beispiel dafür, wie man dies im Voraus einrichten kann, ist die Einführung des telefonischen Supports durch das Basecamp-Team. Zunächst war das Support-Team vorsichtig, wenn es den zusätzlichen Druck des Telefon-Supports zu seiner Arbeitsbelastung hinzufügte. Wie machen Sie telefonischen Support, wenn Sie von Cafés aus arbeiten?

Das Basecamp wollte nicht, dass das Support-Team die Vorteile verliert, die mit der Arbeit aus der Ferne verbunden sind, und stellte daher im Voraus einige Richtlinien auf. Eine davon ist, dass die Teammitglieder Pausen einlegen können, um draußen, in Cafés oder einfach weg von den Telefonen zu arbeiten, und der Rest des Teams wird für sie einspringen. Wenn diese Regel im Voraus aufgestellt wird, wissen die Teammitglieder, dass dies eine Option ist und können sie darum bitten, wenn sie etwas Platz brauchen.

Fazit

Das Wichtigste, was ich selbst aus der Arbeit aus der Ferne gelernt habe, ist, dass jedes Team und jedes Mitglied innerhalb dieses Teams den Weg finden muss, der für sie am besten funktioniert.

Experimentieren Sie mit verschiedenen Optionen, um herauszufinden, was am besten funktioniert, aber denken Sie an die wichtigste Lektion: Finden Sie einen Weg, den Kontext Ihrer Situation mit Ihren Teamkollegen zu teilen. Sie brauchen alle Informationen, die Sie ihnen geben können, um mit Ihnen auf die bestmögliche Art und Weise zu arbeiten.