Produkt-Broschüre: Wie man den Entwurfsprozess optimiert

Produkt-Broschüre: Wie man den Entwurfsprozess optimiert

Selbst in der heutigen digitalen Welt sind Produktbroschüren eine effektive Art von Marketingmaterial. Aber jeder Projektmanager weiß, dass es nicht einfach ist, den Prozess der Broschürenerstellung zu verwalten. Da so viele Interessenvertreter beteiligt sind, kann der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess schnell außer Kontrolle geraten.

Hier sind also Möglichkeiten, den Prozess der Broschürenerstellung zu optimieren.

Warum ist es eine Herausforderung, einen Designprozess für eine Produktbroschüre mit vielen Interessenvertretern zu managen?

Häufig ist es sehr schwierig, die Zusammenarbeit mit einer großen Anzahl von Kollegen in verschiedenen Abteilungen zu koordinieren. Wenn es um die Gestaltung von Produktbroschüren geht, trifft diese Faustregel aus folgenden Gründen definitiv zu:

1. Mehrere Dateien

Sobald das Designteam den ersten Entwurf des Broschürendesigns verschickt, wird die Anzahl der Arbeitsdateien, die Sie verfolgen müssen, exponentiell ansteigen. Ihre Interessenvertreter werden oft an ihren eigenen individuellen Dateien arbeiten, was bedeutet, dass Ihnen eine einzige, zentralisierte Datei fehlt.

2. lange Feedback-Runden

Je mehr Personen an der Erstellung des Produktbroschürenprojekts beteiligt sind, desto länger müssen Sie auf den Abschluss der Feedback-Runden warten, weil Sie Zeit damit verbringen müssen, den Teammitgliedern hinterherzujagen und sich an ihren vollen Terminkalender anzupassen.

3. Schwierigkeit, den Überblick zu behalten

Für Projektmanager ist es oft schwierig, einen genauen Überblick über den Prozess der Broschürenerstellung zu behalten. Sie müssen versuchen, gleichzeitig Rückmeldungen und verschiedene Versionen zu verwalten, was schnell zu Verwirrung führen kann, die sich unmöglich zu handhaben anfühlen kann.

4. Inkonsistente Zusammenarbeit

Wenn viele Menschen an Ihrem Broschürenprojekt beteiligt sind, erhöht sich die Gefahr von Ausfallzeiten dramatisch. Bald werden Sie unweigerlich feststellen, dass einige Ihrer Stakeholder krank sind, geschäftlich unterwegs sind, die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen.

5. Lücken in der Rückmeldung

Der Erfolg Ihres Broschüren-Designprojekts hängt oft vom Input einer Reihe von Teammitgliedern ab, die einen vollen Terminkalender haben. Da dies nicht ihre Priorität ist, werden sie unweigerlich vergessen, Feedback zu geben oder den Prozess zurückzustellen.

6. Sprachliche Fragen

Wenn Sie für ein großes multinationales Unternehmen arbeiten, könnte es für Sie schwierig sein, die Lokalisierung Ihrer Broschüre zu managen. Verschiedene Sprachversionen vervielfachen die Anzahl der Dateien, die Sie verwalten müssen, und Übersetzungen können Ihnen viel Kopfzerbrechen bereiten.

7. verlängerte Ausfallzeit

Sie müssen sich oft Rückmeldungen von leitenden Kollegen in Ihrem Unternehmen sichern. Aber vielleicht stellen Sie fest, dass sie häufig reisen. Wegen längerer Zeit außerhalb des Büros müssen Sie möglicherweise den Prozess der Broschürenerstellung bremsen, während Sie auf Feedback warten.

Welche Stakeholder sollten einbezogen werden?

In einem typischen Unternehmensunternehmen sind oft viele Interessenvertreter an Produktbroschürenprojekten beteiligt. Hier ist ein Blick auf die wichtigsten an jedem Projekt beteiligten Parteien.

Projektleiter

Der Projektleiter ist die Person, die für die Leitung des gesamten Broschürenprojekts verantwortlich ist und es bis zum Abschluss führt. Diese Projektmanager können in der Marketingabteilung selbst arbeiten, oder sie können als allgemeine Projektmanager fungieren, die abteilungsübergreifend arbeiten.

Marketing-Team

Das Marketingteam setzt sich aus Fachleuten zusammen, die das Broschürenprojekt in die Realität umsetzen. Zu diesem Team gehören oft Marketingmanager, Texter und internationale Marketingexperten. Damit die Broschüre ein Erfolg wird, bringt jeder von ihnen seine Fähigkeiten ein.

Designteam und/oder Designagentur

Das Unternehmen, das die Produktbroschüre erstellt, hat möglicherweise ein eigenes internes Designteam oder es beschließt, mit einem externen Anbieter zusammenzuarbeiten. Dieses Team arbeitet mit dem Marketingteam zusammen, um eine attraktive und informative Produktbroschüre zu erstellen.

Produktmanagement-Team

Das Produktmanagement-Team ist für die Überprüfung der Richtigkeit des Inhalts innerhalb der Produktbroschüre verantwortlich. Ihr Wissen bildet die Grundlage für den Inhalt. Um zu überprüfen, ob die Broschüre korrekt ist, muss dieses Team ihre endgültige Genehmigung anbieten.

Was ist der ideale Arbeitsablauf für die Erstellung von Produktbroschüren mit vielen Interessengruppen?

Wundern Sie sich über die genauen Möglichkeiten, den Designprozess der Produktbroschüre zu steuern? Hier ist ein Blick auf die sieben Schritte, die Sie befolgen sollten, um Erfolg zu haben.

Zu Ihrer Bequemlichkeit werden wir jeden dieser Schritte in diese vier praktischen Abschnitte unterteilen:

  • Wer ist beteiligt?
  • Was macht jedes Teammitglied?
  • Wer muss Feedback geben?
  • Woher wissen Sie, wann jeder Schritt abgeschlossen ist?

Mit diesen Abschnitten werden Sie nie die Möglichkeiten aus den Augen verlieren, jeden Schritt des Broschüren-Designprozesses zu organisieren.

1. Bereiten Sie alle notwendigen Workflow-Schritte vor.

Zuerst das Wichtigste: Sie wollen die Grundlagen für den Erfolg schaffen. Hier ist ein genauerer Blick auf die Möglichkeiten des Projektleiters, diesen Schritt zu erreichen.

Wer ist beteiligt?

  • Projektleiter

Was macht jedes Mitglied?

Der Projektleiter sollte die notwendigen Arbeitsschritte definieren, bevor er das Projekt einleitet. Nach Gesprächen mit vielen Unternehmen, die regelmäßig Produktbroschüren erstellen, haben wir festgestellt, dass der folgende Prozess am effizientesten ist:

  • Briefing
  • Briefing
  • Briefing
  • Genehmigung
  • Genehmigung
  • Genehmigung

Der Projektleiter kann diese Schritte entweder für sich selbst aufschreiben oder eine Software zur Überprüfung und Genehmigung wie Gluescreen verwenden, um sie für alle Beteiligten transparent zu machen.

Wer muss Feedback geben?

Zu diesem Zeitpunkt im Prozess ist keine Rückmeldung erforderlich.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Nachdem die notwendigen Arbeitsschritte definiert sind, kann der Projektleiter zum nächsten Schritt übergehen.

2. Einweisung

Jetzt, da der Arbeitsablauf klar ist, ist es an der Zeit, dass die Produktmanager ihre Bedürfnisse dem Marketing mitteilen.

Wer ist beteiligt?

  • Das Produktteam
  • Das Marketingteam

Was macht jedes Mitglied?

Das Briefing kann entweder per E-Mail weitergegeben oder direkt in einer Online-Proofing-Software wie Gluescreen überprüft werden. Der Vorteil der Verwendung einer Online-Proofing-Software besteht darin, dass die Beteiligten Dokumente direkt kommentieren und kontextbezogenes Feedback hinterlassen können.

Wer muss Feedback geben?

An diesem Punkt des Prozesses gibt das Marketingteam Feedback zu dem vom Produktteam erteilten Auftrag.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Nach der Bestätigung des Briefings durch das Marketing-Team ist es an der Zeit, zum nächsten Schritt überzugehen.

3. Konzept

Nachdem das Marketingteam nun einen klaren, endgültigen Auftrag vom Produktteam erhalten hat, ist es Zeit für sie, ihre Marketingmagie anzuwenden.

Wer ist beteiligt?

  • Marketing

Was macht jedes Mitglied?

Wer muss Feedback geben?

In dieser Phase arbeitet das Marketing-Team harmonisch zusammen, um ein hervorragendes Konzept zu erstellen.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Es ist an der Zeit, zur nächsten Etappe danach überzugehen:

  • Der Marketingleiter bestätigt, dass das Konzept fertiggestellt wurde.
  • Jedes Mitglied des Marketing-Teams ist damit zufrieden.
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4. Einweisung

Nach der Erstellung des Konzepts ist es nun an der Zeit, dass das Marketingteam mit dem Designteam Kontakt aufnimmt. Es ist wichtig zu beachten, dass das Designteam intern oder extern sein kann.

Wer ist beteiligt?

  • Marketing
  • Design

Was macht jedes Mitglied?

Wer muss Feedback geben?

Da das Designteam Feedback geben und um weitere Erläuterungen bitten sollte, erleichtert ein Werkzeug wie Gluescreen das Hinterlassen von Fragen und Kommentaren im Kontext. Dann kann das Briefing so effizient wie möglich abgeschlossen werden.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Gluescreen macht es leicht zu sehen, wie viele ausstehende Kommentare in einem Dokument, das gerade überprüft wird, noch ausstehen. Mit anderen Worten, das Team verfolgt den Fortschritt des Briefings und arbeitet daran, alle noch offenen Fragen zu korrigieren.

Das Team wird wissen, dass das Briefing für das Designteam zur späteren Verwendung bereit ist:

  • die Kommentare wurden gelöst.
  • Alle Teammitglieder haben ihre Zustimmung gegeben.

5. Genehmigung

Nachdem das Designteam nun einen ersten Entwurf erstellt hat, ist es an der Zeit, dass sich das Team mit dem Marketing zusammensetzt und sicherstellt, dass er zum ersten Briefing passt.

Wer ist beteiligt?

  • Marketing
  • Design

Was macht jedes Mitglied?

Wer muss Feedback geben?

In dieser Phase ist das Marketingteam dafür verantwortlich, dem Designteam qualitativ hochwertiges Feedback zu geben. Ein Überprüfungs- und Freigabetool wie Gluescreen macht die Versionskontrolle zum Kinderspiel. Insbesondere ermöglicht es den Anwendern, die Versionen durchzugehen und zu bestätigen, dass Änderungen vorgenommen wurden.

Die Design- und Marketing-Teams können diese Funktionalität nutzen, um sicherzustellen, dass alles für die nächste Phase bereit ist.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Nachdem alle Mitglieder den neuesten Entwurf bestätigt haben, weiss das Marketing sofort, dass es Zeit ist, den nächsten Schritt auszuführen.

6. Genehmigung

Wenn ein endgültiger Entwurf vorliegt, ist es für das Marketingteam an der Zeit, die Zustimmung des Produktteams einzuholen.

Wer ist beteiligt?

  • Marketing
  • Produkt
  • Design

Was macht jedes Mitglied?

Wer muss Feedback geben?

In dieser Phase muss das Produktteam Feedback geben, das die Design- und Marketingteams leitet.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Nachdem das Produktteam den Entwurf unterzeichnet hat, haben sie ihre Sicherheiten. Jetzt ist es also an der Zeit, dass sie die endgültige Genehmigung erhalten.

7. Genehmigung

Nachdem das Produktteam die Erstellung ihrer Produktbroschüre mühelos koordiniert hat, muss das Team nun die endgültige Genehmigung des Managements einholen.

Wer ist beteiligt?

  • Produkt
  • Management
  • Design
  • Marketing

Was macht jedes Mitglied?

Wer muss Feedback geben?

In dieser Phase muss das Managementteam Feedback geben. Größe und Zusammensetzung des Managementteams sind in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Größere Unternehmen können zum Beispiel über Compliance-Abteilungen verfügen.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Nach der Bestätigung der Broschüre durch das Exekutivteam ist sie druckfertig und kann zur Gewinnung neuer Geschäfte verwendet werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Unternehmen ein Tool wie Gluescreen verwenden, das alle Rezensenten auf dem neuesten Stand hält. Es ist leicht zu sehen, wann jeder Rezensent die endgültige Version bestätigt hat.

Straffung des Designprozesses Ihrer Produktbroschüre

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