Herausforderungen im Projektmanagement meistern

Herausforderungen im Projektmanagement meistern

Auf seiner grundlegendsten Ebene ist die Projektkooperation, wenn zwei oder mehr Personen zusammen arbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Das scheint einfach genug zu sein, oder?

In der Theorie ja, in der Ausführung ist es das fast nie. Aber warum ist das so? Man sollte meinen, dass wir nach jahrelanger Teamarbeit in der Schule und bei der Arbeit alle Asse in der Zusammenarbeit sind. Also, was ist das Problem?

Die Wahrheit ist, dass wir nicht so gut in der Zusammenarbeit sind, wie wir denken. Wir gehen davon aus, dass jemand weiß, worüber wir reden, ohne zu prüfen, ob er es versteht, oder wir regen uns auf und überspringen ein paar Schritte und müssen dann wieder zurückgehen.

Und meistens haben wir nicht die richtigen Werkzeuge für den Job und verbringen viel zu lange mit dem „Making Do“.

Herausforderungen in der Zusammenarbeit kosten uns bestenfalls ein paar Tage. Im schlimmsten Fall können sie zu Budget- oder Zeitüberschreitungen führen, die uns das Projekt kosten können und die Effektivität des Teams und die Kundenzufriedenheit auf dem Weg dorthin beeinträchtigen.

Um Ihnen zu helfen, ein ähnliches Schicksal zu vermeiden, schauen wir uns drei der häufigsten Herausforderungen bei der Zusammenarbeit an, denen sich Menschen bei Projekten gegenübersehen, und zeigen Ihnen, wie Sie diese bewältigen können.

 

Wie man 3 gemeinsame Herausforderungen der Projektzusammenarbeit überwindet

Um diese Liste zu erstellen, untersuchten wir gemeinsame Fallstricke der Zusammenarbeit und wandten uns an die Projektleiter, um ihre besten Praktiken zur Überwindung dieser Probleme kennenzulernen.

Schlechte Kommunikation

Missverständnisse, Fehlinterpretationen, Missverständnisse: Jedes Mal, wenn wir mit jemand anderem zusammenarbeiten, kann es zu einem oder mehreren dieser Missgeschicke kommen.

Und das ist der Grund: Ähnlich wie wir unsere Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit überschätzen, neigen auch wir dazu, unsere Kommunikationsfähigkeiten zu überbewerten.

Wir gehen davon aus, dass sich alle auf der gleichen Seite befinden, also nehmen wir uns nicht die Zeit, um nach Verständnis zu fragen. Oder wir gehen davon aus, dass die Menschen das gleiche Wissen oder die gleiche Perspektive haben wie wir, also lassen wir kontextbezogene Details weg. Oder, vielleicht (aber hoffentlich nicht) betrachten wir die Kommunikation als einseitig und suchen nicht die Zustimmung der Stakeholder.

In unserer Forschung haben wir gelernt, dass unzureichende oder schlechte Kommunikation die größte Herausforderung für Projektteams ist. Und der Gallup-Report „State of the American Workplace“ von 2017 ergab, dass nur 13 % der Mitarbeiter der Meinung sind, dass die Führung effektiv mit dem Rest des Unternehmens kommuniziert.

Lösungsansatz

Überprüfen Sie das Verständnis durch eine Zwei-Wege-Kommunikation. Kommunikation beinhaltet Zuhören und Anpassen sowie Erzählen.

Störungen in der Kommunikation entstehen fast immer dadurch, dass der Absender davon ausgeht, dass die Nachricht richtig empfangen wurde, und es versäumt, den Empfänger um Feedback zu bitten. Es liegt jedoch auch in der Verantwortung des Empfängers, Fragen zu stellen, wenn er sich nicht klar ist oder wenn er Bedenken bezüglich der empfangenen Nachricht hat.

Gartner empfiehlt den folgenden Ansatz für eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz. (Der vollständige Bericht ist für Gartner-Kunden verfügbar).

  • Verstärktes Teilen mit Anderen (d.h. Überkommunikation).
  • Vermitteln Sie das „Was“, „Warum“ und „Wie“ in Ihrer Nachricht.
    Zuhören. Auf Verständnis prüfen.
  • Bitten Sie um Feedback, beantworten Sie Fragen und bestätigen Sie, dass alle auf der gleichen Seite sind.
  • Passen Sie den Plan und/oder die Vorgehensweise je nach Bedarf auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks an.

Mangelnde Planung

Jeder Arbeitsaufwand, ob groß oder klein, erfordert Planung. So entsteht eine gemeinsame Vision für alle Beteiligten, die für eine reibungslose Zusammenarbeit unerlässlich ist.

Wenn Sie diesen Schritt überspringen – oder wenn Sie glauben, dass Sie die Details schon während der Arbeit herausfinden können – dann stellen Sie sich selbst, Ihr Team und das Projekt zum Scheitern auf.

Ein Mangel an richtiger Planung führt zu Missverständnissen, Missverständnissen über die Rollen und Verantwortlichkeiten der Leute und zu widersprüchlichen Prioritäten (über die Projektziele, über den Aufwand, über die Priorisierung dieser Initiative neben anderen Arbeiten usw.).

Besonders wenn die Initiative die Zusammenarbeit mit anderen Teams oder Abteilungen beinhaltet, müssen Sie entsprechend planen, damit die Manager wissen, wie sie ihren Mitarbeitern helfen können, diese Initiative zusammen mit anderen laufenden Arbeiten zu priorisieren.

Lösungsansatz

Beginnen Sie keine Arbeitsaufgaben, bevor Sie nicht ein Kickoff-Meeting durchführen, um sich auf das Folgende auszurichten:

  • Zielsetzungen/Ziel: Was versuchen wir zu erreichen oder welches Problem versuchen wir zu lösen?
  • Umfang, Zeitrahmen, Budget und Ressourcen: Welches materielle oder immaterielle Produkt oder welche Dienstleistung erwarten wir davon und welche Arbeit muss dafür geleistet werden?
  • Wie lange wird es dauern, wie viel wird es kosten, und welche Ressourcen (d.h. Menschen, Rollen, Fähigkeiten, Abteilungen, etc.) werden benötigt?
  • Erfolgskriterien: Wie messen wir den Erfolg oder Misserfolg dieser Arbeitsaufgabe?
  • Interessenvertreter: Wer sind die Stakeholder bei dieser Arbeitsaufgabe? Welche Rolle spielen sie, wie stark sind sie beteiligt, wie groß ist ihr Einfluss usw.?
  • Standardisierter Prozess: Welchem Prozess oder Arbeitsablauf wird diese Initiative folgen?
  • Welche Instrumente werden wir zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Verfolgung unserer Fortschritte verwenden?
  • Interne und externe Abhängigkeiten: Welche Bedingungen oder Engpässe können sich auf den Umfang, den Zeitrahmen und das Budget/die Ressourcen dieser Initiative auswirken? Zum Beispiel andere laufende Projekte, die Bandbreite der Schlüsselressourcen, bevorstehende Feiertage oder Urlaubstage, die Arbeit mit Lieferanten/Kunden, etc.

Nicht die richtigen Werkzeuge verwenden

E-Mail, Tabellenkalkulation, Brieftauben – das sind die falschen Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Zunächst einmal bringen diese Tools keine Menschen zusammen. Stattdessen halten sie Informationen und Einzelpersonen extrem abgeschottet.

Sie tragen auch zu Fehlkommunikation bei (z. B. lange E-Mail-Fäden dank „Alles beantworten“ oder wenn man vergisst, „Alles beantworten“ zu drücken und die Leute aus dem Spiel lässt), und sie bieten keine Transparenz der Arbeitslast.

Im Grunde genommen sind sie nur chaotisch (vor allem Tauben).

Bedenken Sie dies: Der Schmerzpunkt Nr. 1, der Erstkäufer zum Kauf einer Projektmanagement-Software veranlasst, ist die Notwendigkeit, die Transparenz und Verantwortlichkeit zu verbessern, dicht gefolgt von der Notwendigkeit, die Zusammenarbeit zu verbessern und Silos aufzubrechen.

Lösungsansätze

Zuerst in die richtigen Werkzeuge investieren, dann einen Kommunikationsplan für deren Einsatz erstellen.

Wir empfehlen Folgendes, um das richtige Werkzeug zu finden:

  • Evaluieren Sie Ihre Bedürfnisse. Welche Schmerzpunkte gibt es bei Ihrem aktuellen Werkzeug?
  • Identifizieren Sie Ihre „Must-Have“- und „Nice-to-Have“-Funktionen.
  • Erstellen Sie eine kurze Liste von Produkten basierend auf Funktionalität und Teamanforderungen (Sie können unser Verzeichnis verwenden und die Produktliste nach bestimmten Funktionen filtern, die Sie suchen).
  • Lassen Sie Endbenutzer Produkte vorführen und bewerten Sie diese auf der Grundlage Ihrer Werkzeuganforderungen.
  • Investieren Sie in die Lösung, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Der zweite Teil dieser Lösung ist die Erstellung (und Durchsetzung) eines Kommunikationsplans und einer Werkzeughierarchie. Was bedeutet das? Nun, zum Beispiel, Sie werden niemals E-Mails loswerden. Aber Sie können Regeln erstellen, wie sie verwendet werden.

Das bedeutet, dass wenn Ihnen jemand eine E-Mail über ein Projekt schickt, bitten Sie ihn, seine Frage an Ihr gemeinsames Werkzeug zu übertragen, damit die gesamte projektbezogene Kommunikation am gleichen Ort gespeichert wird. Speichern Sie E-Mails für nicht dringende oder nicht projektbezogene Kommunikation.