Ein einfach zu verwendender Projekt-Kommunikationsplan für Teams

Ein einfach zu verwendender Projekt-Kommunikationsplan für Teams

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1 Ein einfach zu verwendender Projekt-Kommunikationsplan für Teams

Welcher Faktor ist Ihrer Meinung nach der kritischste für den Erfolg Ihres Projekts?

Vielleicht denken Sie, dass es an den Leuten in Ihrem Team liegt, an den Werkzeugen, die Sie benutzen, oder an den Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Wir würden argumentieren, dass, obwohl diese Elemente zweifellos kritisch sind, die Kommunikation der wichtigste Einzelfaktor ist. Aus diesem Grund verbringen Projektmanager schätzungsweise 90% ihrer Zeit mit der Kommunikation, und zwar im Laufe des durchschnittlichen Projektlebenszyklus.

Das ist eine ziemlich kühne Behauptung, aber wenn Sie darüber nachdenken, werden Sie zustimmen, dass Sie Ihr Projekt ohne tadellose Kommunikation nicht einmal in Gang bringen werden. Außerdem werden Ihre Teammitglieder auch nicht effektiv arbeiten können, wenn sie nicht kommunizieren können.

Darum ist es entscheidend, Ihr Projekt mit einem soliden Kommunikationsplan zu untermauern.

In diesem Beitrag führen wir Sie durch die Schritte, die Sie befolgen sollten, um einen großartigen Kommunikationsplan zusammenzustellen.

Was ist ein Projekt-Kommunikationsplan ?

Ein Projektkommunikationsplan ist eine kritische Ressource, die den Projektakteuren hilft, klar und effektiv miteinander zu kommunizieren.

Der Kommunikationsplan erreicht dies durch die Festlegung klarer Richtlinien für Faktoren wie:

  • Welche Informationen geteilt werden sollten
  • Wann Informationen geteilt werden sollten
  • Wie Informationen geteilt werden sollten
  • Wem Informationen geteilt werden sollten mit
  • Wer ist verantwortlich für den Informationsaustausch

Ein großartiger Projektkommunikationsplan bringt große Vorteile. Wir haben sie unten aufgelistet.

Projekte vorantreiben

Projektverzögerungen werden oft durch Kommunikationspannen verursacht. Allzu oft haben Ihre Projektmitglieder ihre Arbeit oder ihr Feedback bereit, aber sie haben Mühe, mit dem richtigen Kollegen in Kontakt zu treten.

Projektverzögerungen werden oft durch Kommunikationsprobleme verursacht.

Ein Projektkommunikationsplan glättet diese Probleme. Wenn sie mit einem Plan ausgestattet sind, wissen Ihre Teammitglieder sofort, wann, wie und mit wem sie kommunizieren sollen.

Verantwortlichkeit verstärken

Verzögerungen und Probleme bei komplexen Projekten können oft auf etwas so Einfaches wie einen verpassten Telefonanruf oder eine übersehene E-Mail hinauslaufen. Das kann eine frustrierende Erfahrung sein, die einen Dominoeffekt auf Ihr Projekt hat. Das gilt besonders dann, wenn an Ihrem Projekt mehr als nur ein paar Personen beteiligt sind:

Ein Projekt-Kommunikationsplan stellt sicher, dass alle vom selben Skript lesen. Dies erhöht die Verantwortlichkeit im Verlauf Ihres Projekts und stellt sicher, dass alle effektiv arbeiten.

Transparenz erhöhen

Die Effizienz eines Projekts kann beeinträchtigt werden, wenn bestimmte Teammitglieder außen vor gelassen werden. Dies führt zu erheblichen Verzögerungen und Ineffizienz, weshalb es wichtig ist, dass die Projektmanager einen robusten und transparenten Kommunikationsplan erstellen.

Die Effizienz eines Projekts kann beeinträchtigt werden, wenn bestimmte Teammitglieder außen vor bleiben.

Ein offener und leicht verständlicher Kommunikationsplan hilft zu gewährleisten, dass immer die richtigen Informationen an die richtigen Personen weitergegeben werden. Dies erhöht die Transparenz und letztlich auch die Ergebnisse.

Fallstricke der Projektkommunikation

Wenn Sie ein Stück Inhalt erstellen müssen, ist es sehr wichtig, dass Sie einen robusten Kommunikationsplan erstellen, der Ihnen hilft, die folgenden häufigen Fallstricke zu vermeiden:

1. Ungenaue Rückmeldung

Sie wurden damit beauftragt, einen qualitativ hochwertigen Inhalt zu produzieren, und Sie müssen eine Reihe von Rollen übernehmen. Das bedeutet, dass Sie mit einer Mischung aus Fachleuten wie Textern, Designern, Animateuren und anderen zusammenarbeiten könnten.

Lösung: Verwenden Sie die richtigen Projektkollaborationswerkzeuge, um es Ihren Interessenvertretern leicht zu machen, ein präzises Feedback für Ihre kreativen Teammitglieder zu hinterlassen. Dies vermeidet Verwirrung und befähigt die Kreativprofis, so effizient wie möglich zu arbeiten und die besten Ergebnisse zu erzielen.

Lösung: Verwenden Sie die richtigen Projektkollaborationswerkzeuge

2. Die falschen Interessenvertreter einbeziehen

Bei der Erstellung Ihres Projektzeitplans haben Sie wahrscheinlich eine Reihe von Schlüsselakteuren identifiziert, die für die Überprüfung und Genehmigung Ihres Inhalts verantwortlich sind. Diese Liste der Interessenvertreter kann sich jedoch im Laufe Ihres Projekts durchaus ändern, wenn Sie Personen hinzufügen oder entfernen..

Lösung: Es ist wichtig, dass Sie an der Spitze Ihrer Liste bleiben und die richtigen Interessenvertreter zur richtigen Zeit einbinden. Dazu können Sie eine Stakeholder-Matrix verwenden. Auf diese Weise bleibt die Kommunikation so harmonisch wie möglich und Sie können Ihre kreativen Fachkräfte mit qualitativ hochwertigem Feedback versorgen.

Lösung: Es ist wichtig, dass Sie an der Spitze Ihrer Liste bleiben und die richtigen Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt einbinden.

3. Schlechte Versionskontrolle

Versionskontrolle in schlechter Qualität bedeutet, dass verschiedene Mitglieder Ihres Teams unter Umständen an verschiedenen Dokumenten arbeiten. Dies kann Ihre Kommunikation völlig durcheinander bringen und eine Menge gekreuzter Drähte verursachen.

Lösung: Um qualitativ hochwertige Projektergebnisse zu produzieren, ist es entscheidend, eine einwandfreie Versionskontrolle auszuüben, damit Ihre Teammitglieder auf derselben Seite bleiben und harmonisch zusammenarbeiten. Ein dediziertes Überprüfungs- und Genehmigungswerkzeug hilft Ihnen dabei.

Lösung: Um qualitativ hochwertige Projektergebnisse zu erstellen, ist es wichtig, eine einwandfreie Versionskontrolle auszuüben, um Ihre Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten und in Harmonie zu arbeiten.

4. Lange E-Mail-Fäden

Lange E-Mail-Fäden, m während der Überprüfungs- und Genehmigungsphase eines Projekts, sind für jedes Team ein Albtraum. Diese Themen können schnell außer Kontrolle geraten und es Ihren Teammitgliedern unmöglich machen, die Kommunikation effektiv zu verfolgen. Dies kann zu großer Ineffizienz und Problemen mit der Versionskontrolle führen.

Lösung: Es ist am besten, ein spezielles Überprüfungs- und Genehmigungswerkzeug zu verwenden. Diese Tools können bedeuten, dass Sie E-Mails nur für die wichtigsten Informationen reservieren können.

Projektkommunikationskanäle und Methoden, die Sie verwenden können

Es liegt vielleicht auf der Hand zu sagen, dass die Kommunikationskanäle und -methoden, die Sie verwenden, entscheidend für den Erfolg Marketing-Projektmanagement sind. Es ist jedoch immer sehr nützlich, einen genaueren Blick auf das zu werfen, was es da draußen gibt. Hier finden Sie einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Kommunikationskanäle und -methoden für Projekte.

1. E-Mail

Nach einem Bericht von Radicati erhält der durchschnittliche amerikanische Arbeiter schätzungsweise 126 E-Mails pro Tag. Das ist eine riesige Zahl, aber sie ist ein Beweis für die Wirksamkeit des Kanals.

Persönliche E-Mail

Wichtiger als eine Chat-Nachricht, aber weniger aufdringlich als ein persönliches Treffen – eine persönliche E-Mail ist eine gute Möglichkeit, einem Teammitglied eine wichtige Information über Ihr Projekt mitzuteilen.

Gruppen-E-Mail

Gruppen-E-Mails lassen sich leicht versenden und sind eine gute Möglichkeit, wichtige Informationen mit allen Projektbeteiligten zu teilen. E-Mails sind oft auch leichter zu finden als direkte Nachrichten, was sie sehr praktisch macht.

Gruppen-E-Mails sind einfach zu finden.

Newsletter

Newsletter sind Gruppen-E-Mails, die regelmässig verschickt werden. Sie enthalten oft eine Fülle von Informationen. Ihre Projektteilnehmer werden ihre Ankunft vorwegnehmen, und sie helfen, die Kommunikation über Ihr Projekt zu harmonisieren.

2. Von Angesicht zu Angesicht

Die Zahl der Treffen vervielfacht sich immer noch, allein in den USA finden durchschnittlich 55 Millionen Sitzungen pro Woche statt. Diese Treffen von Angesicht zu Angesicht sind eine hervorragende Möglichkeit, starke Verbindungen zwischen Ihren Projektteammitgliedern aufzubauen und sicherzustellen, dass in Bezug auf die Schlüsselbotschaften nichts verloren geht.

1-auf-1-Treffen

Ein 1-on-1-Treffen ist eine großartige Gelegenheit, mit einem bestimmten Teammitglied in Kontakt zu treten und eine Herausforderung schnell zu lösen. Ein Treffen von Angesicht zu Angesicht kann viel schneller sein als andere Kommunikationsmethoden und ist oft genauer.

Gruppensitzungen

Gruppentreffen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projekts. Diese Treffen geben dem gesamten Team die Möglichkeit, sich über ihre Fortschritte auszutauschen und Abhängigkeiten oder potenzielle Herausforderungen offenzulegen. Gruppensitzungen können auf täglicher oder wöchentlicher Basis abgehalten werden, Sie wählen!.

3. Telefon

Telefongespräche zwischen Projektteammitgliedern sind ein schneller und effizienter Weg, um eine sofortige Antwort auf eine Anfrage oder Frage zu erhalten. Sie sind unmittelbarer und direkter als E-Mails, aber sie sind nicht ganz so aufdringlich wie ein spontanes Treffen von Angesicht zu Angesicht.

1-zu-1-Telefonat

Ein 1-zu-1-Telefonat ist oft der schnellste Weg, sich mit einem anderen Teammitglied zu verbinden und eine schnelle Antwort zu erhalten. Diese Anrufe können geplant oder spontan sein – es hängt ganz von Ihrer Kommunikationskultur ab.

Telefonkonferenz

Telekonferenzen sind eine beliebte Kommunikationsmethode für große Teams, die weit verstreut sind. Dies ist oft die bevorzugte Methode, um entfernte Teams regelmäßig zusammenkommen zu lassen und Projekt-Updates auszutauschen.

4. Software

Abhängig vom verwendeten Tech-Stack stehen Ihnen möglicherweise software-spezifische Kommunikationsoptionen zur Verfügung. Werkzeuge wie z.B. Jira erlauben es den Benutzern, Nachrichten und Aktualisierungen miteinander auszutauschen.

Angesichts des technischen Stapels, den Sie verwenden, stehen Ihnen möglicherweise software-spezifische Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Projektmanagement-Tools wie Asana und Gluescreen ermöglichen es den Benutzern auch, sich gegenseitig zu markieren und verschiedene Notizen und Nachrichten zu hinterlassen.

5. Sofortnachrichten

Eine beeindruckende Anzahl von Business-Messaging-Anwendungen auf dem Markt hat sich in einer Reihe von Unternehmen als kritische Werkzeuge etabliert. Tools wie Slack, Flock und Microsoft Teams ermöglichen es den Teams, produktiver zu sein und ihre Kommunikation zu verbessern.

Private Nachricht

Private Nachrichten sind eine großartige Möglichkeit für Teammitglieder, sich schnell gegenseitig anzupingen und/oder bei bestimmten Aufgaben zusammenzuarbeiten. Wie immer ist es wichtig, dass Sie versuchen, die Versuchung für Ihre Teammitglieder zu verringern, diesen Kanal zu oft zu benutzen.

Gruppennachricht

Gruppennachrichten sind eine großartige Kommunikationsmethode, mit der Projektmanager projektweite Aktualisierungen schnell versenden können. Sie bieten auch einen großartigen Raum, um tägliche Aktualisierungen innerhalb spezifischer Teams auszutauschen.

Gruppennachrichten sind eine großartige Kommunikationsmethode, mit der Projektmanager projektweite Aktualisierungen schnell versenden können.

Anmerkung

Instant-Messaging-Plattformen können von den Teammitgliedern auch genutzt werden, um kurze Notizen zu hinterlassen. Diese kleinen Erinnerungen oder Aktualisierungen sind nicht so dringend wie E-Mails, und sie können adressiert werden, wenn sie gesehen werden.

Automatisierte Benachrichtigung

Die hochentwickeltsten Instant-Messaging-Plattformen bieten eine Reihe von Integrationen und hochmodernen Funktionen. Diese Plattformen können verwendet werden, um Benachrichtigungen zu automatisieren oder Nachrichten zu planen, so dass Projektmanager ihre Aktualisierungen besser verwalten können.

6. Projektmanagement und Zusammenarbeit

Die Akte des Projektmanagements und der Zusammenarbeit selbst sind eine weitere Gelegenheit zur Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern. Hier ist ein Blick auf einige Aktionen, die Sie durchführen können, und was sie kommunizieren.

Neue Aufgabe oder Projekt

Wenn Sie eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt mit Hilfe eines Projektmanagement-Tools auf den Weg bringen, erhalten die beteiligten Akteure oft eine Benachrichtigung. Dies wird sie sofort alarmieren und zum Handeln anregen.

Kommentar zu Aufgabe oder Projekt

Projektmanagement-Tools ermöglichen es oft, Kommentare zu Aufgaben und Projekten zu hinterlassen. Sie können diese Kommentare verwenden, um Ihre Kommunikation zu zentralisieren und in einem öffentlichen Raum zu halten, der für alle Ihre Interessenvertreter sichtbar ist.

Neue Datei hochladen

Wenn Sie eine neue Datei hochladen oder erstellen, ist es wichtig, dass Ihre Interessenvertreter diese sehen können. Mit Cloud-Storage-Diensten wie Dropbox und Google Drive können Sie Benachrichtigungen und Aktualisierungen für die Nutzer freigeben.

Neuer Bericht

Berichte vermitteln dem Team wichtige Informationen. Viele Projektmanagement-Tools generieren automatisch Berichte, die reichhaltige Einsichten und Faziten für das Team enthalten.

Aktenübersicht

Plattformen wie Gluescreen ermöglichen es Ihren Stakeholdern, Dateien an einem Ort zu überprüfen. Dieser zentralisierte Raum stellt sicher, dass Kommunikation und Feedback an einem Ort bleiben und alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden.

Genehmigung

Jedes Mal, wenn ein Interessenvertreter einem Inhalt zustimmt, teilt er seine Zufriedenheit und seine Überzeugung mit, dass alles in Ordnung ist. Noch einmal: Plattformen wie Gluescreen machen es einfach, den Genehmigungsstatus Ihres Marketingmaterials zu verfolgen.

7. Videokonferenzen

Videokonferenz-Tools helfen entfernten Teams, effizient zu kommunizieren und Beziehungen aufzubauen. Tatsächlich verlassen sich heute 78% der Teams bei Teambesprechungen und Stand ups auf Video.

Private Videokonferenz

Private Videokonferenzen geben zwei Personen die Möglichkeit, sich über große Entfernungen miteinander zu verbinden und Aktualisierungen auszutauschen. Diese Kommunikationsmethode hilft dem Einzelnen, Beziehungen aufzubauen und effektiv zu kommunizieren.

Gruppen-Videokonferenz

Gruppen-Videokonferenzen beziehen eine große Anzahl von Projektbeteiligten gleichzeitig mit ein. Gruppen-Videokonferenzen schaffen ein Gemeinschaftsgefühl und geben den Projektmanagern die Möglichkeit, Aktualisierungen und Informationen effizient auszutauschen.

Entwicklung Ihres eigenen Projektkommunikationsplans: Hier ist, wie es gemacht wird

Nun, da wir ein klareres Verständnis dafür haben, warum Sie einen Projektkommunikationsplan entwickeln sollten, welche Fallstricke zu vermeiden sind und welche Kommunikationskanäle und -methoden Sie verwenden können, lassen Sie uns die fünf Schritte untersuchen, die Sie befolgen sollten, um Ihren eigenen Projektkommunikationsplan zu erstellen.

1. Setzen Sie Ihre Ziele

Ihr erster Schritt besteht darin, den Zweck und die Ziele Ihres Projektkommunikationsplans klar zu umreißen. Achten Sie darauf, sie in einer klaren Aussage zu formulieren.

Verwenden Sie dann diese Erklärung, um Ihren Projektkommunikationsplan zu eröffnen und vorzustellen. Damit beantworten Sie alle Fragen Ihrer Interessenvertreter und heben hervor, wie wichtig Ihr Kommunikationsplan ist – das hilft Ihnen zu garantieren, dass er richtig angewendet wird.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Unternehmen beschloss, mit seinem Kommunikationsplan zu beginnen:

2. eine Liste von Interessengruppen erstellen

Nachdem Sie nun Ihre Ziele klar umrissen haben, ist es an der Zeit, eine umfassende Liste von Interessenvertretern zu erstellen.

Diese Liste wird Ihnen helfen, sich ein klareres Bild davon zu machen, wer an Ihrem Projekt beteiligt ist und wie Sie mit diesen Personen kommunizieren sollten. Es ist wichtig, dass Ihre Liste der Interessenvertreter mindestens folgende Felder enthält:

  • Name
  • Position
  • Kommunikationskanal
  • Kommunikationsmethode
  • Relevante Anmerkungen

Vielleicht sollten Sie jeden Interessenvertreter nach seiner bevorzugten Kommunikationsmethode fragen, so dass er weiß, wann und wie er von Ihnen Aktualisierungen erwarten kann.

Diese Liste von Interessenvertretern muss nicht besonders anspruchsvoll sein. Ihre Präferenzen können sich auch im Laufe des Projekts ändern, daher ist es wichtig, dass sie flexibel ist. So könnte die Liste der Interessenvertreter aussehen, wenn man eine einfache Google-Sheet-Vorlage verwendet:

Wenn Sie mehr über diesen Schritt erfahren möchten, lesen Sie unbedingt unseren Beitrag über den Aufbau eines soliden Stakeholder-Managementplans.

3. Listen Sie Ihre Kommunikationskanäle auf

Bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen, ist es sehr wichtig, die Kommunikationskanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen, zu prüfen.

Sie könnten damit beginnen, die Liste der Projektkommunikationskanäle und -methoden zu verwenden, die wir oben skizziert haben. Versuchen Sie, sich selbst eine Auswahl an Optionen zu geben, die die Bedürfnisse aller an Ihrem Projekt Beteiligten befriedigen.

Sie werden auch die bestehenden Kommunikationspräferenzen Ihrer Teams berücksichtigen wollen. Blicken Sie zum Beispiel auf das zurück, was in der Vergangenheit gut funktioniert hat, und nutzen Sie das neue Projekt gleichzeitig als Gelegenheit, frühere Kommunikationsprobleme zu überwinden.

Wenn Sie die geeigneten Kommunikationskanäle auswählen, sollten Sie sich die Vor- und Nachteile der einzelnen Kanäle genau überlegen. Sofortnachrichten sind zum Beispiel schnell und direkt, aber sie sind nicht der beste Weg, um wichtige Updates mit mehreren Teammitgliedern zu teilen.

4. Entscheiden, was kommuniziert werden soll

Wenn Sie eine bessere Vorstellung von Ihrem Projekt und dem, was Sie sich erhoffen, haben, wird es Ihnen leichter fallen, einen Kommunikationsplan zu entwickeln.

Sagen wir, Sie leiten ein komplexes Marketingprojekt mit etwa zwölf Mitgliedern. Sie könnten beschließen, dass Sie für dieses Projekt die folgenden Informationen gemeinsam nutzen:

  • Tägliche Updates mit dem Kernteam
  • Wöchentliche Fortschrittsberichte mit dem Managementteam
  • Monatliche persönliche Projekt-Updates mit dem Exekutivteam

Wenn Sie im Vorfeld entscheiden, was Sie wann kommunizieren wollen, wird es Ihnen leichter fallen, Ihre eigene Arbeit effektiv vorzubereiten und durchzuführen. Sie können z.B. die bevorstehenden Aktualisierungen in Ihrem eigenen Kalender einplanen und festlegen, wem Sie diese mitteilen möchten..

5. Beantworten Sie die Schlüsselfragen für jede Kommunikation

Bevor Sie ein Update oder eine Projektmitteilung versenden, gehen Sie die folgende Checkliste durch. Das methodische Durcharbeiten dieser Liste ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Ihre Mitteilungen relevant und effektiv sind.

Setzen Sie Ihre Ziele

Entscheiden Sie genau, warum Sie diese Mitteilung versenden und was Sie zu erreichen hoffen. Hier ist ein Beispiel:

„Ich muss unseren Marketingmanager über den Status unseres Projekts informieren.“

Bestimmen Sie die Frequenz

Denken Sie darüber nach, welche Frequenz sinnvoll ist. Dies wird Ihnen helfen, so effektiv wie möglich zu kommunizieren und Ihr Ziel zu erreichen.

Wenn Sie unser Beispiel von oben wieder verwenden, könnten Sie beschließen, diese Aktualisierung wöchentlich zu versenden.

Wählen Sie Ihren Kommunikationskanal

Nachdem Sie nun entschieden haben, warum und wann Sie eine Nachricht senden wollen, werden Sie den perfekten Kanal finden wollen.

In unserem Beispiel könnten Sie entscheiden, dass die E-Mail der am besten geeignete Kanal ist, da sie formell ist, Sie eine Reihe von Berichten anhängen können und E-Mails einfacher zu katalogisieren sind.

Wählen Sie Ihre Kommunikationsmethode

Nachdem Sie den Kanal gewählt haben, müssen Sie einen Schritt tiefer gehen und die geeignete Methode auswählen.

Um auf unser Beispiel zurückzukommen; Sie könnten sich entscheiden, dieses wöchentliche Update als Eins-zu-eins-E-Mail zu versenden.

Bestimmen Sie Ihr Publikum

Klären Sie, an wen genau Sie die Mitteilung senden. Überlegen Sie sich genau, ob jemand anderes in Ihrem Team von dieser Mitteilung profitieren könnte und ob er auf dem Laufenden gehalten werden muss.

Entscheiden Sie sich für einen Eigentümer

Sie könnten sich entscheiden, die Mitteilung nicht selbst zu versenden. Beispielsweise könnten Sie beschließen, diese wöchentliche Mitteilung selbst einzurichten, aber den Versand an den Marketingleiter von Ihrem Grafikdesigner durchführen zu lassen.

Wir haben eine kostenlose Vorlage für einen Projekt-Kommunikationsplan speziell für Sie erstellt. Sie können gerne Ihre eigene Kopie speichern, um mit der Bearbeitung und Harmonisierung der Kommunikation innerhalb Ihres Projekts zu beginnen.

5 Projekt-Kommunikationsplan-Beispiele

Suchen Sie nach einer Inspiration, um Ihren Kommunikationsplan für Ihr Projekt zu erstellen? Es gibt viele Beispiele und Projektplanvorlagen, die Sie verwenden können.

Schauen wir uns fünf der besten Beispiele genauer an und entdecken, was sie so gut können.

1. Abteilung für Informationstechnologie

Dieses Beispiel für einen Projekt-Kommunikationsplan stammt aus der Division of Information Technology.

Dies ist ein großartiges Beispiel für einen gut organisierten Projektkommunikationsplan. Die Struktur ist klar umrissen, und im Abschnitt „Botschaft und Umsetzung“ wird genau umrissen, welche Interessenvertreter welche Mitteilungen wann und über welchen Kanal erhalten sollten.

Der Anhang leistet auch eine gute Arbeit bei der Organisation der Teilnehmer des Zielpublikums, um Transparenz für das gesamte Team zu schaffen.

2. Beispiel für einen vereinfachten Kommunikationsplan

Dieser Beispiel-Kommunikationsplan aus Simplicable gibt Ihnen eine gute Vorstellung davon, wie ein Projektleiter sich entscheiden könnte, seine Schlüsselkommunikation im Laufe eines Projekts zu organisieren.

Im obigen Beispiel hat der Organisator einen chronologischen Ansatz gewählt, so dass der Projektleiter auf einen Blick erkennen kann, was als nächstes vorbereitet werden muss. Uns gefällt, dass die Ziele für jede Mitteilung klar umrissen sind und dass die Liste der Zuhörer so umfassend ist.

3. Projektmanager-Kommunikationskalender

Dieser Kommunikationskalender von ProjectManager zeigt, wie ein Projektmanager seinen Kommunikationsplan innerhalb seines eigenen Kalenders organisieren könnte. Durch die Verwendung von farbcodierten Ereignissen ist einfach zu erkennen, wer wann welche Kommunikation erhalten muss.

Dieser Kalender könnte sogar öffentlich mit dem Rest des Teams geteilt werden, so dass sie wissen, wann und über welchen Kanal Aktualisierungen zu erwarten sind.

4. Intuit-Projekt-Kommunikationsplan

Dieser einfache Projektkommunikationsplan von Intuit ist eine großartige Ressource. Es handelt sich um eine einfache Google-Sheets-Vorlage, die Sie kopieren und an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Sie finden darin alle Schlüsselfelder.

Wenn Sie schnell einen Kommunikationsplan für Ihr neues Projekt aufstellen wollen, sollten Sie diese Ressource so gut wie möglich nutzen.

5. Tabelle der Kommunikationsanforderungen von ProjectManagementDocs

Diese Kommunikationsanforderungstabelle aus ProjectManagementDocs ist ein großartiger Ort, um Inspiration für Ihren eigenen Projektkommunikationsplan zu erhalten. Sie ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Sie Ihre Informationen strukturieren und was Sie einbeziehen sollten.

7 Beste Praktiken der Projektkommunikation

Nun, da Sie eine Idee haben, wie man einen Kommunikationsplan für ein Projekt zusammenstellt, lassen Sie uns einen Blick auf einige Tipps für bewährte Praktiken werfen, die Sie auf dem Weg dorthin beachten sollten.

1. Eine starke Kommunikationskultur aufbauen

„Ihre Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle bei der Pflege guter Kommunikationspraktiken. Tragen Sie als Projektmanager dazu bei, eine Kultur zu schaffen, in der Ideen und Meinungen mit offenem Geist begrüßt werden und der Schwerpunkt auf persönliche Gespräche und soziale Interaktionen gelegt wird.“

Vartika Kashyap, ProofHub

Gerade zu Beginn Ihres Projekts ist es wichtig, dass Sie eine offene Kultur pflegen, die Ihre Teammitglieder zum Engagement inspiriert.

2. Ihren Kommunikationsplan weiträumig teilen

„Denken Sie daran, alle projektbezogenen Informationen in einer zentralen Wissensbasis zu konsolidieren. Jeder, der in projektmanagementbezogenen Rollen arbeitet, sollte freien Zugang zu diesen Informationen haben.“

Sylvia Moses, Workamajig

Ihr Projektkommunikationsplan ist effektiv nutzlos, wenn niemand auf ihn zugreifen kann, wenn er etwas bestätigen muss. Stellen Sie sicher, dass er leicht zugänglich ist.

3 Sorgfältige Planung Ihrer Sitzungen

„Tagungen haben einen schlechten Ruf. Weshalb? Schlechte Meetings werden schlecht geplant und moderiert, was zu einer enormen Zeitverschwendung führt. Ich bin nicht im Lager, um Sitzungen loszuwerden. Ich bin jedoch dafür, die Anzahl der Sitzungen und die in Sitzungen verbrachte Zeit zu reduzieren.“

Harry Hall, Projekt-Risiko-Coach

Planen Sie Ihre Treffen sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie eine Energiequelle für Ihre Teammitglieder sind und nicht eine Gelegenheit zum Tagträumen.

4. Ihr unterschiedliches Publikum verstehen

„Am besten ist es, keine E-Mails mit schlechten Nachrichten zu verschicken. Es ist auch nicht angebracht, eine Präsentation mit 75 Dias vor einem Publikum von zwei Personen zu halten. Eine Schlüsselkomponente bei der Durchführung einer effektiven Kommunikationsstrategie ist es, genau zu wissen, wie man seine Botschaft darstellen soll. Vielbeschäftigte Führungskräfte bevorzugen in der Regel kurze Kommunikationsbemühungen mit hoher Wirkung; umgekehrt benötigt Ihr Kreativteam detaillierte Unterlagen. Seien Sie klug und stimmen Sie Ihr Medium auf die Botschaft ab.“

David Arnold, Workamajig

Als Projektleiter müssen Sie mit gutem Beispiel vorangehen, also denken Sie bei der Kommunikation zuerst an Ihr Publikum. Denken Sie immer sorgfältig nach, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Entscheidungen treffen.

5. Plan für die Kommunikation nach dem Projekt

„Kommunikation ist nicht nur während einer Kampagne oder eines Projekts von entscheidender Bedeutung, sondern auch nach Abschluss des Projekts. Stellen Sie sicher, dass Sie kommunizieren, was gut gelaufen ist, und erlauben Sie Ihrem Team, die gemeinsame Leistung zu feiern. Natürlich sollten sich Kommunikation, Arbeitsabläufe und Kreativität immer weiterentwickeln, daher ist es auch gut, darüber zu diskutieren, was sich beim nächsten Mal ändern sollte, aber stellen Sie sicher, dass die Energie positiv und wertschätzend bleibt.“

„Kommunikation ist nicht nur während einer Kampagne oder eines Projekts wichtig, sondern auch nach Abschluss des Projekts.

Arbeitsfläche

Es gibt noch viel zu tun, auch nachdem Ihr endgültiges Ergebnis mitgeteilt wurde. Sie sollten bereits über eine Kommunikationsstrategie für die Zeit nach dem Projekt verfügen – und wenn nicht, gibt es eine Menge Projektmanagement-Vorlagen, die Sie gut nutzen können.

6. überprüfen Sie Ihre bisherige Kommunikationsleistung

„Die Messung Ihrer Bemühungen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen internen Kommunikationsstrategie. Es ist das, was Sie von zufälligen Marketing-Aktionen zu einer ausgefeilten und effektiven Kommunikation führt. So wie Sie nicht versuchen würden, mit verbundenen Augen auf eine Dartscheibe zu schießen, würden Sie auch nicht mit der Umsetzung einer Kommunikationsstrategie beginnen wollen, ohne Ihre bisherigen Leistungen zu bewerten.“

Melinda Morella-Olson, Imaginasium

Es ist wichtig, dass Sie aus Ihren bisherigen Erfahrungen lernen. Überprüfen Sie ständig, was in Bezug auf die Kommunikation funktioniert und was nicht, und passen Sie dann Ihren Plan entsprechend an.

7. Unterschätzen Sie niemals die Kraft des aktiven Zuhörens

„Kommunikation ist effektiv nutzlos, wenn man nicht zuhört und die Antworten, die man auf seine Botschaft erhält, nicht versteht. Zuhören bedeutet nicht nur, Ihre Ohren zu benutzen, um Töne zu sammeln. Sie müssen die Dinge, die Ihnen gesagt werden, so verstehen, dass Sie eine kohärente und sachkundige Antwort formulieren können.“

„Kommunikation ist effektiv nutzlos, wenn Sie nicht zuhören und die zu Ihrer Botschaft erhaltenen Antworten verstehen.

Scott Rudoswki, Projektmanagementakademie

Als Projektleiter werden Sie einen beträchtlichen Teil Ihrer Zeit damit verbringen, mit anderen zu kommunizieren. Das kann ermüdend werden, aber es ist wichtig, dass Sie aktiv zuhören, um Ihr Team engagiert und motiviert zu halten.

Abschließende Gedanken

Wir hoffen, dass dieses Stück Ihnen hilft, einen unglaublichen Kommunikationsplan für Ihr Projekt zusammenzustellen. Es lohnt sich für Sie, sich die Zeit zu nehmen, um eine wirklich besondere Ressource zu schaffen, da sie letztendlich eine große Rolle bei der Entstehung oder dem Scheitern Ihres Projekts spielen wird.

Wenn Sie Ihren Überprüfungs- und Genehmigungsprozess beschleunigen möchten, legen Sie Gluescreen noch heute in die Hände Ihrer Teammitglieder. Unsere leistungsstarke Plattform ermöglicht es Ihnen, Ihre Interessenvertreter einzuladen und aufschlussreiches Feedback mit nur wenigen Klicks zu sammeln: Starten Sie Ihre kostenlose Testversion von Gluescreen.