Dokument prüfen und genehmigen: Wie man es richtig macht

Dokument prüfen und genehmigen: Wie man es richtig macht

Der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess kann über Ihr Projekt entscheiden. Um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, muss jeder Interessenvertreter in der Lage sein, effizient und klar sein Feedback zu geben. Als Marketing-Projektmanager liegt es an Ihnen, die richtige Methode zu finden.

Hier sehen Sie, wie Sie Ihren Dokumentenüberprüfungs- und Genehmigungsprozess optimieren können.

Dokumentenüberprüfungs- und -genehmigungsverfahren in digitalen Projekten

Bevor wir uns ansehen, was ein großartiges Überprüfungs- und Genehmigungsinstrument ausmacht, wollen wir untersuchen, wie der Prozess dahinter tatsächlich aussieht.

1. Das Team reicht Projektvorschläge ein.

Das Projekt beginnt, wenn der Projektleiter den Projektvorschlag dem Managementteam vorlegt, das den Vorschlag dann genehmigt oder ablehnt.

2. Der Manager weist die Aufgaben zu.

Nach der Bestätigung des Projekts weist der Projektleiter jedem Mitglied des Teams bestimmte Aufgaben zu, entsprechend dem im Projektantrag skizzierten Ansatz.

3. Das Team erhält diese Aufgaben.

Es liegt nun am Team, diese Aufgaben zu interpretieren und alle Zweifel, die sie daran haben, auszuräumen.

4. Das Team reicht seine ersten Entwürfe ein.

Nachdem das Team seine Arbeit beendet hat, reicht jedes Mitglied seine ersten Entwürfe ein und zieht das Projekt zusammen.

5. Interessenvertreter fordern Änderungen.

Die Sicherheiten werden mit internen und externen Interessenvertretern geteilt, um deren Feedback zu sammeln und Änderungen an das Team weiterzuleiten.

6. Änderungen werden durchgeführt.

Das Team erhält die angeforderten Änderungen und versucht, sie unter Beibehaltung eines hohen Qualitätsstandards genau umzusetzen.

7. Das Team poliert das Projekt.

Nachdem jedes Teammitglied seine Aufgabe erfüllt hat, arbeiten sie zusammen, um das Gesamtprojekt nahtlos abzuschliessen.

8. Die Einreichung wird ein letztes Mal geprüft.

Schliesslich wird die Sicherheit an die relevanten Interessenvertreter geschickt, die eine letzte Gelegenheit erhalten, das Projekt zu genehmigen oder abzulehnen.

9. Der Projektleiter schließt das Projekt ab.

Nachdem das Projekt genehmigt wurde, ist es Zeit für den Projektleiter, das Projekt zu beenden. Wenn Sie den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess beschleunigen müssen, lesen Sie unbedingt unseren Artikel über die Beschleunigung des Prozesses.

6 Tipps zur Straffung Ihres Prozesses zur Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten

So sieht also der Prozess aus. Aber wie können Sie ihn so effizient und effektiv wie möglich gestalten ?

Hier ein Blick auf einige wichtige Tipps.

#1 Die besten Werkzeuge verwenden.

Die Zeiten der Ausdrucke und handschriftlichen Anmerkungen sind vorbei. Dieser Prozess ist ineffizient und frustrierend. Und das damit verbundene Rätselraten bedeutet, dass der Erfolg Ihres Projekts gefährdet ist.

Heute gibt es unzählige Tools, die Ihren Überprüfungs- und Genehmigungsprozess beschleunigen können, während sie Ihnen helfen, jede Änderung, um die Sie gebeten wurden, zu überwachen und umzusetzen.

Qualitätswerkzeuge für die Überprüfung und Genehmigung können viele Ihrer Kopfschmerzen lösen, und sie helfen, den Prozess exponentiell schneller und genauer zu machen.

#2 Große Änderungen vermeiden

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihr Überprüfungs- und Genehmigungsprozess auf die Details konzentriert ist. Jetzt ist nicht die Zeit für Ihre Interessenvertreter, umfangreiche, weitreichende Änderungen vorzunehmen, die Ihre Arbeit komplett verändern.

Um sicherzustellen, dass Sie diese Kosten vermeiden, müssen Sie eine solide Erklärung zum Projektumfang und eine klare Projektskizze entwickeln. Diese Dokumente können Ihnen helfen, die Ziele eines Projekts genau festzulegen, damit Ihr Team beim ersten Mal ins Schwarze trifft.

Bevor das Projekt beginnt, sollten Sie alle wichtigen Interessenvertreter dazu bringen, das Projekt-Scope Statement und die Projektskizze zu lesen und ihnen zuzustimmen. Diese Taktik wird Ihnen helfen, Verwirrung während des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses zu vermeiden.

#3 Eine klare Sprache schaffen

Während des gesamten Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses ist es für Sie wichtig, möglichst klare Rückmeldungen zu sammeln. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, dass Ihr Team eine möglichst klare Sprache verwendet.

Unklare Sprache kann Ihre Teammitglieder verwirren und es ihnen erschweren, die gewünschten Änderungen umzusetzen. Sie kann auch den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess länger machen, als er sein muss.

Sie sollten sicherstellen, dass jede Fachsprache geklärt ist und dass Sie als Vermittler zwischen Ihrem Team und den Interessenvertretern fungieren. Um sicherzustellen, dass das Feedback effektiv ist, sollten Sie auch alle Zweifel in Ihrem Team klären.

Sie sollten sicherstellen, dass jede Fachsprache geklärt ist und dass Sie als Vermittler zwischen Ihrem Team und den Interessenvertretern fungieren.

#4 Denken Sie über die Reihenfolge der Überprüfung nach

Es ist wichtig, dass Sie sich Gedanken über die Reihenfolge machen, in der Ihre Interessenvertreter Ihre Projekt-Sicherheitsunterlagen prüfen werden. Oft ist es am sinnvollsten, sich in der Rangfolge nach oben zu arbeiten und nur von den ranghöchsten Stakeholdern die endgültige Genehmigung einzuholen.

Als Projektleiter sollten Sie Ihren Ermessensspielraum nutzen und die Dynamik des Projekts lesen. Möchte Ihr Kunde in jeder Phase involviert sein, oder ist er oder sie knapp in der Zeit? Sie sollten jedes Mal für den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess sorgen.

Sie sollten auch darüber nachdenken, was im Hinblick auf Ihr Projekt sinnvoll ist. Müssen Sie die Zustimmung eines bestimmten Interessenvertreters einholen, bevor das Projekt

voranschreiten können? Wenn man genauer hinschaut, könnte eine natürliche Ordnung organisch entstehen.

#5 Standards für Feedback erstellen

Als Marketing-Projektmanager ist die Überprüfungs- und Genehmigungsphase Ihre Zeit, um zu glänzen. Sie können den Prozess in die Hand nehmen und Ihren Wert unter Beweis stellen und dann Ihr Team nahtlos und harmonisch zusammenführen.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Team richtig zusammenstellen, versuchen Sie, klare Standards für die Abgabe von Feedback festzulegen. Ihre Interessenvertreter werden die Anleitung und Aufmerksamkeit zu schätzen wissen, während Ihr Team das konsistente und umfassende Feedback schätzen wird.

Das richtige Werkzeug macht es Ihnen leicht, diese Standards automatisch zu erstellen. Plattformen wie Gluescreen ermöglichen es Ihren Interessenvertretern, kontextbezogenes Feedback zu hinterlassen, das klar und leicht verständlich ist.

#6Förderung eines Gefühls der Zusammenarbeit

Während des gesamten Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses ist es für Sie auch wichtig, ein Gefühl der Zusammenarbeit zu fördern. Obwohl alle technisch gesehen im selben Team arbeiten, könnte es für alle eine Herausforderung sein, diese Kameradschaft während des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses im Auge zu behalten.

Nutzen Sie Ihre Energie und Ihre soziale Kompetenz, um Ihr Team zu schützen. Einerseits sollten Sie ihnen konstruktive Kritik üben. Auf der anderen Seite sollten Sie ihnen aber auch Ihre Flexibilität und Ihren Wunsch zeigen, es Ihren Interessenvertretern recht zu machen.

Als Projektmanager haben Sie wirklich eine kritische Rolle während des gesamten Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses.

Die wichtigsten Merkmale von Software zur Dokumentenprüfung und -genehmigung

Wie Sie gesehen haben, ist das richtige Werkzeug entscheidend für den Erfolg des Produkts. Aber wenn es um die Auswahl der besten Prüfungs- und Freigabesoftware geht, wie sollten Sie die verschiedenen Optionen beurteilen?

1. Dokument-Anmerkungs- und Markup-Funktionen

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass das von Ihnen gewählte Überprüfungs- und Freigabetool das Kommentieren von Dokumenten in jedem Format einfach macht. Die leistungsfähigsten Tools ermöglichen es Ihren Interessenvertretern, kontextbezogene Kommentare zu einer Reihe von Medientypen, einschließlich PDFs, Bildern und Videos, zu hinterlassen. Dann wird Ihr Team in der Lage sein, Feedback leichter zu verstehen.

2. Prozessgestalter

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es wichtig, dass Ihr Überprüfungs- und Genehmigungsprozess eine klare, durchdachte und logische Struktur hat. Die besten Werkzeuge können Ihnen helfen, auf Ihre speziellen Bedürfnisse einzugehen, was es Ihnen leicht macht, Berechtigungen anzupassen und einen starken, effektiven Prozess aufzubauen.

3. einfach zu bedienende Schnittstelle

Niemandem macht es Spaß, mit einem neuen Werkzeug zu ringen, insbesondere in der kritischen Phase eines Projekts. Das von Ihnen gewählte Werkzeug sollte eine saubere Benutzerschnittstelle und eine ebenso angenehme Benutzererfahrung bieten. Die besten Werkzeuge bieten Ihnen ein Plug-and-Play-Erlebnis, das kurzzeitig ohne Reibungsverluste beherrscht werden kann.

4. Versionierungsmerkmale

Die Verwaltung der verschiedenen Versionen bestimmter Sicherheiten ist zwar nie einfach, aber für den Erfolg Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung. Wenn sich Ihr Team zwischen den Versionen verirrt, werden Sie eine Menge Verwirrung erleben, die Ihr Projekt zum Scheitern bringen kann. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass das von Ihnen gewählte Werkzeug Ihnen und Ihrem Team dabei hilft, die verschiedenen Versionen im Griff zu behalten.

5. Einfacher Prozess zum Einladen und Kommunizieren

Als Marketing-Projektmanager möchten Sie allen das Leben so einfach wie möglich machen und ihnen helfen, sich auf die Hauptpriorität zu konzentrieren: das Projekt. Wenn Sie das richtige Werkzeug wählen, können Sie alle Beteiligten schnell und einfach einladen und ihnen helfen, sofort mit der Kommunikation zu beginnen. Dann werden alle schätzen, wie nahtlos die Erfahrung ist, und sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.

6. Verfolgung der Projektleistung

Während des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses können Sie es sich nicht leisten, einen einzigen Kommentar oder ein einziges Feedback zu verpassen. Das wirkt sich nicht nur auf die Qualität der endgültigen

Nebenbei werden Sie dadurch auch vor Ihren Stakeholdern schlecht dastehen. Sie brauchen also ein Werkzeug, das die Erstellung und Verfolgung von Aufgaben erleichtert.

7. Dateien ohne Anmeldung freigeben

Abhängig von Ihrem Projekt besteht eine gute Chance, dass Sie mit externen Interessengruppen kommunizieren müssen. Diese haben oft einen ganz anderen Aufbau, was Technik und Werkzeuge betrifft. Sie wollen also ein Überprüfungs- und Genehmigungswerkzeug, das kooperativ ist. Die besten Optionen machen Ihnen das Leben leicht, indem sie es Ihnen ermöglichen, Dateien gemeinsam zu nutzen, ohne dass Ihre Interessenvertreter ein Konto erstellen müssen.

Software zur Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten

Gluescreen

Gluescreen bietet Ihnen eine bessere Möglichkeit, Ihre digitalen Projekte zu verwalten. Das Tool hilft den am schnellsten wachsenden Agenturen auf der ganzen Welt, den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess so effektiv und klar wie möglich zu gestalten.

Dieses Werkzeug liefert alle oben genannten Kriterien. Projektmanager verlassen sich auf dieses Werkzeug, um den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu vereinfachen, während sie ihre Teammitglieder begeistern und ihre Interessenvertreter beeindrucken.

Im Laufe der Jahre ist Gluescreen liebevoll verfeinert worden. Heute sind seine UI und UX beispiellos, was das Leben für alle besser macht und Ihren Stakeholdern hilft, ohne Barrieren zu arbeiten.

Markierungsblatt

Smartsheet ist eine Arbeitsausführungsplattform, die Teams hilft, von der Idee zur Wirkung zu kommen. Dieses Tool gibt es seit 2006, und es hat eine Reihe treuer Benutzer. Es hilft den Teams, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen und Dokumente gemeinsam zu nutzen.

Die Plattform hat eine Tabellenkalkulations-ähnliche Benutzeroberfläche, die inzwischen etwas veraltet und schwer zugänglich ist. Daher kann es für Ihre Stakeholder schwierig sein, den Einstieg zu finden und das klare Feedback zu geben, das Ihr Team benötigt.

Ziflow

Ziflow ist eine Online-Proofing-Software, die sich an Agenturen und Marken richtet, die den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess vereinfachen wollen, um Projekte schneller zu liefern.

Dieses Tool legt großen Wert auf die Benutzerfreundlichkeit, aber viele Benutzer beklagen sich darüber, dass es schwierig zu konfigurieren ist. Außerdem ist der Prozess umständlich und es fehlen klare Parameter, was es schwierig macht, die nahtlose Erfahrung zu bieten, die Ihre Teammitglieder und Interessenvertreter benötigen.

Suchen Sie nach mehr? Informieren Sie sich in unserem Artikel über die beste Software für die Prüfung und Genehmigung von Dokumenten.

Schlussfolgerung

Wir hoffen, dass dieser genauere Blick auf die beste Überprüfungs- und Genehmigungssoftware für Sie nützlich war. Inzwischen werden Ihre Interessenvertreter und Teammitglieder erwarten, dass Sie diese ausgeklügelten Tools implementieren. Es ist also wichtig, dass Sie wirklich liefern.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre Projekte.