Die besten Projektmanagement-Tools 2020 im Vergleich

Projektmanagement (PM)-Software ist in den letzten Jahren sehr populär geworden, und das bedeutet, dass es viele Möglichkeiten gibt, aus denen man wählen kann. Ob Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Aufgaben zu organisieren, oder nach einem leistungsstarken, unternehmensweiten System, es gibt ein PM-Tool für jeden. Lesen Sie weiter, um mehr über Projektmanagement-Software zu erfahren, oder nutzen Sie unser Produktauswahl-Tool oben auf der Seite, um eine kostenlose Liste mit Empfehlungen von Anbietern für Ihre speziellen Anforderungen zu erhalten.

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software hilft Projektmanagern (PMs) und Teams, zusammenzuarbeiten und Ziele termingerecht zu erreichen, während sie gleichzeitig Ressourcen und Kosten verwalten. Zu den Funktionen gehören Aufgabenverteilung, Zeiterfassung, Budgetierung, Ressourcenplanung, Teamzusammenarbeit und vieles mehr. Man bezeichnet Projektmanagement-Software auch als Aufgabenmanagement-Software oder Projektportfoliomanagement (PPM).

Das Management von Projekten ist in den letzten zehn Jahren immer komplexer geworden. Dies führt häufig zu großen Projekten – insbesondere im Bereich der Informationstechnologie -, die überfällig und über dem Budget liegen und deren Rentabilität geringer ist als erwartet.

Geschäftsleute verlassen sich oft auf ein Projektmanagementsystem, das ihnen hilft, mehrere Projekte zu überwachen. In ähnlicher Weise können Unternehmen heutzutage Risiken leichter mindern, indem sie fehlgeschlagene Aspekte eines Projekts mit Hilfe einer Zeiterfassungssoftware identifizieren, die für jede Phase des Projekts die Abschlussdaten vorhersagt.

Gemeinsame Merkmale und Werkzeuge in Projektmanagementsystemen

Die Projektmanagement-Software deckt eine Reihe von Plattformen ab, die sich in ihrer Funktionalität leicht unterscheiden. Es ist entscheidend, dass der von Ihnen gewählte Anbieter Ihre Projekte einfacher zu verwalten macht und nicht unnötig komplex macht. Der Übergang sollte so reibungslos wie möglich erfolgen.

Betrachten wir die drei Hauptsäulen des Projektmanagements: Planung, Verfolgung und Zusammenarbeit. Für jede Säule werden wir untersuchen, wie Projektmanagement-Software helfen kann, und einige der beliebtesten Tools auf dem Markt auflisten. sowie die beliebtesten Tools auf dem Markt.

Planungsverwaltung

Die erste Säule des Projektmanagements ist die Planung. Bei der Planung geht es darum, Teammitglieder mit den richtigen Fähigkeiten zu finden und festzustellen, welche Ressourcen das Projekt benötigt. Sobald Sie das Team zusammengestellt und die Ressourcen aufgelistet haben, können Sie mit Hilfe eines Projektmanagementsystems Aufgaben planen, einen Fertigstellungstermin prognostizieren und die Ressourcen entsprechend zuweisen.

Terminplanung

Durch die Planung von Fertigstellungsterminen für alle beweglichen Teile eines Großprojekts können Manager einen Projektzeitplan erstellen und Aufgaben delegieren. Die Projektmanagement-Software hilft Managern und Teammitgliedern bei der Planung von Aufgaben, indem sie einen Platz zum Schreiben und Speichern in Form von Listen, Kalendern und mehr bietet. Automatische Warnmeldungen benachrichtigen die Teammitglieder, wenn sich die Fälligkeitstermine nähern oder wenn eine Aufgabe nicht termingerecht abgeschlossen wird. Zu den robusteren Schnittstellen gehören automatische Berichte, die zeigen, wie weit ein Projekt noch von der Fertigstellung entfernt ist, basierend auf der Anzahl der bereits erledigten Teilaufgaben und Ziele.

Die Visualisierung der Zeitachse wird in weniger technischen Branchen immer beliebter, wobei der Kanban-Ansatz ein Paradebeispiel ist. Die Kanban-Projektverfolgungssoftware ist von der japanischen Supply-Chain-Methodik der schlanken Produktion abgeleitet.

Mit Kanban-Tafeln können Sie Aufgaben oder Projekte mit Hilfe von Karten auf einer geraden Linie oder einer vertikalen Bahn, die die Produktionslinie darstellt, visualisieren. Dadurch können die Anwender ihre Arbeit und Schichtaufgaben sehen. Kanban-Tafeln können Sie sich als digitale Whiteboards oder Bulletin Boards vorstellen.

Vorhersagen & Zeitmanagement

Die Prognose beinhaltet in der Regel eine Extrapolation auf der Grundlage von Daten aus früheren Projekten. Dies kann bei der Berechnung des ROI eines Projekts von entscheidender Bedeutung sein, bevor größere Ressourcen investiert wurden. Die Prognose berücksichtigt die Zeit, die für jede Aufgabe aufgewendet wird, sowie die Ressourcen, die zur Erfüllung jeder Aufgabe im Verhältnis zu den Budgetbeschränkungen und Ertragszielen des Unternehmens benötigt werden. Diese Art von Tools kann Ihnen auch dabei helfen, potenzielle Risiken und Einschränkungen vorherzusagen.

Zuweisung von Ressourcen

Ähnlich wie bei der Prognose helfen die Tools zur Ressourcenzuweisung den Projektmanagern zu visualisieren, wo ihr Unternehmen Zeit, Energie und Materialien investiert. Unternehmen müssen schnell die für ein Projekt bestimmten Ressourcen einsehen und diese im laufenden Betrieb ändern können. Dies ist hilfreich für die Planung des Projekts und für die Drehung, wenn unvorhergesehene Herausforderungen auftreten. Es kann zeitaufwändig sein, eine detaillierte Bestandsaufnahme der Unternehmens- und Personalressourcen zu erstellen, aber dies ermöglicht es den Projektmanagern, Engpässe zu antizipieren und Ressourcen proaktiv zuzuweisen.

Zeiterfassung

Wie der Name schon sagt, verfolgt eine Zeiterfassungssoftware die Zeit, die jeder Projektmitarbeiter für die ihm zugewiesenen Aufgaben aufwendet. Neben der einfachen Messung der Produktivität baut die Zeiterfassungssoftware auch ein Archiv mit wertvollen Daten auf, das Unternehmen dabei helfen kann, Fertigstellungstermine für ähnliche Aufgaben oder Projekte in der Zukunft zu prognostizieren. Die Zeiterfassung ist besonders hilfreich bei der Verwaltung eines Teams von Remote- oder Teilzeitmitarbeitern. Das Bild unten zeigt die Zeiterfassungsoberfläche von Wrike.

Verwaltung von Aufgaben

Unter Aufgabenmanagement versteht man die Zuweisung unterschiedlicher Verantwortlichkeiten an verschiedene Mitglieder des Projektteams. Durch die Möglichkeit, schnell festzustellen, wer an welchem Teil des Projekts beteiligt war, können die Manager Engpässe besser erkennen und den Projektfortschritt verfolgen.

Während das Konzept des Aufgabenmanagements einfach ist, kann die Software eigentlich ziemlich robust sein. Bei großen, komplexen Projekten, die sich über verschiedene Abteilungen erstrecken, sind die Aufgaben sehr oft miteinander verbunden oder von anderen abhängig. Bestimmte Projektmanagementlösungen, die auf diese Art von Unternehmen ausgerichtet sind, bieten die Möglichkeit, den Aufgaben Abhängigkeiten zuzuweisen, was den Managern hilft, festzustellen, wo ein Produktivitätsausfall auftritt und die notwendigen Ressourcen zur Behebung des Problems zuzuweisen. Die Abhängigkeiten von Aufgaben werden oft durch Gantt-Diagramme dargestellt, wie z.B. das untenstehende:

Projektmanagementsoftware: Gantt-Diagramm-Bild

Weitere gemeinsame Merkmale der Aufgabenverwaltung sind Notizen und Tags. Das Hinzufügen von Notizen zu einer Aufgabe hilft dabei, spezifische Änderungen am Projekt zu verfolgen oder Referenzen für die mit jeder Aufgabe verbundene Strategie bereitzustellen. Das Hinzufügen von Tags zu Aufgaben erleichtert das Filtern und Finden von Aufgaben über die native Suchfunktion einer Projektmanagement-Plattform.

Berechtigungseinstellungen

Mit Hilfe von Berechtigungseinstellungen kann ein PM entscheiden, wer Aufgaben oder Abschnitte der Software ansehen, bearbeiten oder ändern darf. Ein wichtiger Teil der effektiven Verwaltung eines Projekts liegt in der Überprüfung des Zugriffs jedes einzelnen Benutzers auf die Plattform. Durch eine sorgfältige Ausmessung der Berechtigungen können Projektmanager außerdem vermeiden, die Quellen für unbefugte Änderungen an Aufgaben oder ganzen Projektphasen aufzuspüren.

Budgetierung und Ausgabenverfolgung

Obwohl Software, die für Projekte und Unternehmen im Allgemeinen budgetiert wird, in eigenständigen Versionen erhältlich ist, enthalten bestimmte PM-Softwareanbieter Budgetierungsfunktionen sowie eine Ausgabenverfolgung. Während die Budgetierungssoftware etwas selbsterklärend ist, kann eine Software zur Ausgaben- und Projektverfolgung den PMs den zusätzlichen Vorteil bieten, dass sie wissen, wie die Teammitglieder während der gesamten Projektlaufzeit Ausgaben anfallen. Ähnlich wie die Zeiterfassung liefert die Ausgabenverfolgung wertvolle Daten, die zur Prognose der zukünftigen Projektkosten verwendet werden können.

Analysen und Berichte

Analyse- und Berichtsfunktionen ermöglichen es den Projektmanagern, Daten in einer anderen Form als in einem Gantt-Diagramm zu betrachten. Analysewerkzeuge können Metriken rund um die Produktivität in einer visuellen Form darstellen, die die Informationen leichter verdaulich macht. Diese Art von Daten kann für die Erstellung von Mid-Project-Pivots entscheidend sein. Wenn eine bestimmte Aufgabe zusätzliche Ressourcen benötigt oder eine bestimmte Abteilung langsamer als andere arbeitet, helfen detaillierte Analysefunktionen den PMs, die Situation zu korrigieren oder zu nutzen.

Kollaboration

Wenn die Projekte erst einmal laufen, kann die größte Herausforderung darin bestehen, die beweglichen Teile verbunden zu halten. Kollaborationswerkzeuge helfen, verschiedene Abteilungen zu verbinden und erleichtern die Einbindung verteilter Teams. Umfangreiche Funktionen für die Zusammenarbeit sind bei Cloud-basierter Software häufiger anzutreffen als bei Lösungen vor Ort.

Normalerweise ist E-Mail die beliebteste Art, Dokumente zwischen Teams auszutauschen. Leider führt dies oft zu redundanter Kommunikation, da mehrere Nachrichten zum gleichen Thema gesendet werden. Die Grundstruktur von E-Mails macht es auch schwierig, Dokumente zu finden.

Software, die es den Teammitgliedern ermöglicht, Dokumente gemeinsam zu nutzen, kann die Produktivität verbessern und die Effizienz steigern. Viele Projektmanagement-Lösungen ermöglichen es den Benutzern, Dokumente zu bestimmten Projekten oder Aufgaben hochzuladen, wodurch das Auffinden von Ressourcen erleichtert wird.

Die Tiefe dieser Funktionalität variiert von der Einfachheit eines Systems wie Google Drive bis hin zu vollwertigen Wikis, die alle relevanten Materialien eines Projekts enthalten. Einige Systeme stützen sich auf Message Boards, die Teammitglieder zur Diskussion laufender Probleme oder zur Kommunikation von Updates verwenden können.

Umfassende Lösungen für die gemeinsame Nutzung bieten häufig Prüfprotokolle, die den Verlauf jeder Aufgabe und jedes Projekts aufzeichnen. Mit Hilfe von Audit-Trails können Projektmanager den Aufgabenfortschritt einsehen und Herausforderungen untersuchen, mit denen Teammitglieder konfrontiert sind.

Beispiel eines Anbieters: Mavenlink bietet möglicherweise die meisten Collaboration Tools von allen anderen Projektmanagement-Lösungen. Laden Sie Dateien in Diskussions-Threads hoch, um wichtige Dokumente zu prüfen und um Feedback zu Design Mockups anzufordern. Zusätzliche Funktionen wie @ Erwähnungen, Anfragen, Genehmigungen und E-Mail-Benachrichtigungen machen die Zusammenarbeit für Unternehmen einfach.

Interner Nachrichtenaustausch

Native Messaging- und Meeting-Funktionen stärken die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Diese Funktionen sind in Einzelplatzversionen, aber auch in umfassenden oder All-in-One-Projektmanagement-Lösungen zu finden.