Arbeiten in Zeiten des Coronavirus: Strategien und Werkzeuge, um produktiv zu bleiben

Arbeiten in Zeiten des Coronavirus: Strategien und Werkzeuge, um produktiv zu bleiben

Der Trend, aus der Ferne zu arbeiten, erfährt einen großen Aufschwung, da Unternehmen auf digitale Kanäle umsteigen und mehr Menschen physische Zusammenkünfte vermeiden. Hier sind die wichtigsten Ansätze und Werkzeuge, um das Beste aus der Fernarbeit herauszuholen.

Während jeder von uns sicherlich hofft, dass das Coronavirus in seinem Teil der Welt nicht zu einem großen Gesundheitsproblem wird, ist die Realität doch so, dass die Unternehmen bereits jeden Notfallplan genauestens prüfen, um ernsthafte Störungen ihres Betriebs zu vermeiden.

Das Arbeiten aus der Ferne oder die Praxis, über einen längeren Zeitraum außerhalb des offiziellen Büros zu arbeiten, wird immer beliebter, was durch eine ganze Reihe digitaler Tools praktisch jeder Art ermöglicht wird, von Webkonferenzen und E-Mail bis hin zu mobilen Anwendungen für die Zusammenarbeit und virtuellen Veranstaltungsplattformen.

Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung mit digitalen Produktivitäts- und Zusammenarbeitstrends stelle ich fest, dass die meisten Unternehmen im Bereich der Fernarbeit entweder noch in einem recht frühen Stadium sind oder sich noch nicht genügend engagiert haben, um in umfassende Strategien und Befähigungen zu investieren. Folglich gibt es unabhängig davon, wer Sie sind, in der Regel einen beträchtlichen Spielraum, um die digitale Erfahrung der Mitarbeiter bei der Arbeit außerhalb des Büros zu verbessern.

Um Unternehmen bei der Vorbereitung auf einen Anstieg der Zahl der Remote-Mitarbeiter im Zuge der weltweiten Verbreitung des Coronavirus zu unterstützen, habe ich im Folgenden eine recht umfassende Kurzanleitung zusammengestellt. Dieser Leitfaden hilft sowohl Unternehmen, die gerade erst anfangen, als auch solchen, die vielleicht bereits über bestehende Programme für die Arbeit an entfernten Standorten verfügen, aber ihre Effektivität erheblich verbessern möchten, um die Auswirkungen auf ihre Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten zu minimieren.

In beiden Fällen werden die unten aufgeführten Strategien und Instrumente sofort spürbare Verbesserungen der Fernarbeitserfahrung bieten und zu verbesserten Ergebnissen in den nachgelagerten Bereichen führen, wie z.B. höhere Produktivität, mehr Engagement, bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben und eine größere allgemeine Arbeitsqualität.

Wenn ich mich im Allgemeinen zwischen der Präsentation einer grundlegenden Strategie oder eines Werkzeugs oder der besten Gesamtlösung entscheiden musste, werde ich im Folgenden die grundlegenden Optionen aufzeigen, aber den besten praktischen Ansatz empfehlen, der sich besser bewährt oder bei angemessenem Aufwand bessere Gesamtergebnisse erzielt. Denken Sie einfach daran, dass der bessere Ansatz etwas komplexer und zeitaufwendiger zu realisieren sein kann.

Tipp: Obwohl die Welt der Consumer Tech schon lange weiß, wie wichtig Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit für die meisten Unternehmen sind. Wir tendieren dazu, die Wahl zu bevorzugen, die alle technischen Kästchen ankreuzt und/oder die vertrauenswürdigste/kosteneffektivste ist. Wenn Sie jedoch möchten, dass sich Ihre Investition in die Fernarbeit auszahlt, sollten Sie besonders darauf achten, ob der durchschnittliche Mitarbeiter Ihre Lösung leicht bedienen kann, da die Werkzeuge für den digitalen Zugang die gesamte Bandbreite an Komplexität und Benutzerfreundlichkeit abdecken. Wenn immer möglich, legen Sie großen Wert auf einfache und unkomplizierte Werkzeuge, die „einfach funktionieren“. Wenn Sie dies nicht tun, besteht das Risiko, dass Ihre Supportkosten für die Arbeit an entfernten Standorten einfach höher sind, wobei Sie weniger für die Erhaltung der Produktivität ausgeben können, da die Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, die Lösung zum Laufen zu bringen.

Vier Strategien für die Fernarbeit

Es gibt vier Strategieebenen, wenn es um die Ermöglichung von Fernarbeit geht, und sie sollten im Allgemeinen in dieser Reihenfolge angegangen werden:

Strategie 1: Eine sichere und effektive Grundlage für den digitalen Fernzugriff schaffen

In erster Linie bedeutet dies, einen sicheren Zugang zu IT-Ressourcen innerhalb des Unternehmens sowie zum Internet selbst zu schaffen, typischerweise über einen Internet-Provider und ein virtuelles privates Netzwerk. Dies erfordert die Aufmerksamkeit auf jeden Teil des verbundenen technischen Stacks, vom Internetzugang selbst bis zur Bereitstellung sicherer Mittel, um Unternehmensnetzwerke, Daten, Kommunikationskanäle und Anwendungen zu erreichen und mit ihnen zu interagieren. Dies ist auch der Aufwand für die Verwaltung und Unterstützung des gesamten Prozesses.

Internetzugang

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Mitarbeiter zu Hause oder anderswo einen angemessenen Online-Zugang haben. Viele werden es tun, aber einige werden nicht zuverlässig oder schnell genug bedient oder nur über ein mobiles Gerät verfügen. Führen Sie schnell eine Umfrage durch oder sammeln Sie anderweitig Daten von den Mitarbeitern, die in Ihre Strategie für die Fernarbeit einbezogen sind, und stellen Sie fest, wo die Lücken bestehen. Seien Sie für einige Mitarbeiter bereit, in mobile Hot Spots und damit verbundene Datenpläne zu investieren und Stipendien für die Einrichtung von Internetzugangsplänen zu Hause oder für die Aufrüstung bestehender Zugänge zu gewähren, was besonders für Mitarbeiter in ländlicheren Gebieten wichtig sein kann.

Bandbreite

Einer der größten blinden Flecken besteht darin, zu wissen, wie viel Bandbreite die Arbeitnehmer benötigen, um optimal produktiv zu sein, und eine rasche Einschätzung dieser frühen Phase wird sich auszahlen. Vor allem zu Beginn müssen die Mitarbeiter an entfernten Standorten oft ihre Dateien und Daten synchronisieren. In einigen Branchen könnte dies eine Menge an Rich-Media und Daten sein, die regelmäßig hin und her gehen müssen. Wie schnell es geht, wird die Produktivität der Fernarbeit bestimmen. Noch wichtiger ist, dass die Arten von Anwendungen, die regelmäßig genutzt werden, insbesondere Web- und Videokonferenzen, ebenfalls den Bandbreitenbedarf bestimmen können.

Klare Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus schaffen

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie über eine klar formulierte Richtlinie für die Arbeit an entfernten Standorten verfügen, zusammen mit einem Plan, einem Kommunikationsprogramm, einem Budget, einer Schulung und Unterstützung, um einen ausreichenden Internetzugang zu gewährleisten, wo immer der Mitarbeiter an einem entfernten Standort arbeiten wird. Die Erstellung von Schnellstartanleitungen, wie sie auch bei den Verbrauchertechnologien verwendet werden, ist eine große Hilfe, um die anfängliche Lernkurve bei neuen Tools oder Technologien zu verkürzen. Auch die Organisation von Power-Usern, die neue Fernarbeiter unterstützen, Fragen beantworten und Techniken austauschen, ist eine große Hilfe. Normalerweise ist all dies Teil eines allgemeinen Programms für die Fernarbeit, kann aber auch separat erfolgen, je nachdem, wer für die Bereitstellung verschiedener Dienste innerhalb Ihrer Organisation verantwortlich ist.

Endgeräte für die Fernarbeit

Wenn es um Geräte geht, gibt es zwei große Verzweigungen. Entweder a) die Mitarbeiter können ihre eigenen Geräte verwenden, was ein größeres Sicherheitsrisiko darstellt, aber wesentlich billiger und schneller einsetzbar ist, wenn ihre Geräte der Aufgabe gewachsen sind, oder b) ein Unternehmen kann die benötigten Geräte zur Verfügung stellen. Angesichts der Tatsache, dass die Verbreitung von Schatten-IT (Mitarbeiter, die ungenehmigte, inoffizielle Anwendungen verwenden, um ihre Arbeit zu erledigen) im Allgemeinen höher ist, als die meisten IT-Abteilungen von Unternehmen bereit sind zuzugeben – was bedeutet, dass sich die Unternehmensdaten ohnehin schon auf vielen persönlichen Geräten befinden – rate ich Unternehmen, ernsthaft in Erwägung zu ziehen, die vorhandene Computer-Hardware der Mitarbeiter zu überprüfen, um zu sehen, ob sie in der Lage sind, da sie die kostengünstigste und schnellste Option für ein absturzgefährdetes Remote-Arbeitsprogramm sind. Unternehmen können Geräte mieten, leasen oder kaufen, wenn sie für diejenigen geeignet sind, die nicht über diese Geräte verfügen oder nicht geeignet sind.

Welche Geräte werden benötigt?

Vermutlich ein Smartphone und ein Computer oder Tablet, sowie jegliche Hardware für den Internetzugang. Aber Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen werden bestimmen, was benötigt wird. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Zubehörteilen, die bei einer überlegenen Strategie für die Arbeit an entfernten Standorten die Erfahrung mit minimalen Kosten erheblich verbessern können. Dazu gehören:

  • Eine Webkamera für Webkonferenzen, falls das Basis-Computergerät des Mitarbeiters nicht über eine solche verfügt. 720P ist die minimale akzeptable Auflösung für qualitativ hochwertige Ergebnisse, aber das ist heute bei den meisten Webkameras Standard.
  • Ein hochwertiges Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon. Obwohl die Mitarbeiter fast immer Kopfhörer haben, wären Sie überrascht, wie viele nicht gut genug Mikrofone in ihren Kopfhörern für Telefon- oder Webkonferenzen haben.
  • Ein „On the Air“-Schild. Arbeitnehmer, die sich zu Hause oder an gemeinsam genutzten Orten befinden, laufen Gefahr, bei entfernten Besprechungen von ihren Mitmenschen gestört zu werden. Günstige „On the Air“-Schilder mit Fernbedienungen können bei Amazon gekauft werden und machen einen echten Unterschied in der Gesamtqualität der Fernarbeit während der Sitzungen und zu jeder Zeit. Für die Budgetbewussten sind auch On the Air-Türhänger erhältlich. Die positive Wirkung der Verwendung dieser Schilder zur Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation und Zusammenarbeit ist überraschend hoch.

Sicherer Fernzugriff auf Unternehmenswerte und Online-Dienste

Typischerweise wird dies durch eine Virtual Private Network (VPN)-Lösung gewährleistet, die sich auf dem PC, Laptop oder Mobilgerät befindet und eine verschlüsselte Netzwerkverbindung herstellt, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, sicher auf IT-Ressourcen innerhalb der Organisation und anderswo im Internet oder anderen Netzwerken zuzugreifen. VPN-Lösungen gibt es in einer Vielzahl von Varianten, und einige bekannte Anbieter sind nicht immer die besten. Insbesondere in dieser Kategorie sind Fly-by-Night-Lösungen aus Gründen der Sicherheit, Zuverlässigkeit und des Supports zu vermeiden. Wie bereits erwähnt, ist die Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit der Schlüssel hier, denn fast jeder andere Teil der angebotenen Lösung für die Fernarbeit wird das VPN als die Hauptgrundlage für den sicheren Internetzugang verwenden.

Im Allgemeinen sollte der Mitarbeiter niemals eine Arbeit für die Organisation ausführen, ohne dass das VPN auf seinem/seinen Gerät(en) eingeschaltet ist. Dies schließt Online-Dienste im Internet ein. Der Grund dafür ist, dass das VPN ein höheres Maß an Sicherheit und Schutz zwischen dem Fernmitarbeiter und dem Dienst gewährleistet. In der Realität wird Ihr Kilometerstand aus Gründen, auf die ich gleich eingehen werde, davon abhängen, wann die Mitarbeiter ein VPN nutzen können. Ihre VPN-Nutzungsrichtlinie muss also klar und deutlich festlegen, was die Mitarbeiter mit dem VPN tun dürfen, wenn es eingeschaltet ist und wenn es ausgeschaltet ist.

Es ist wichtig zu beachten, dass das VPN das wichtigste Glied in Ihrer Remote-Arbeitskette sein wird. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Lösung auf den meisten Zielgeräten funktioniert, dass sie zuverlässig funktioniert (je nachdem, wo sich die Mitarbeiter tatsächlich befinden, gibt es eine überraschend große Bandbreite an Effektivität, die bei globalen Organisationen, die lokale Internetdienste nutzen, komplex werden kann, wobei viele IP-Adressen aus verschiedenen Gründen blockiert werden). Stellen Sie sicher, dass zumindest alle zu verwendenden Dienstanbieter, Geräte und Standorte getestet werden, und stellen Sie sicher, dass die Leistung ausreichend ist. Einige VPNs leiten den Datenverkehr über zentrale Knotenpunkte in der ganzen Welt und sind während der Geschäftszeiten oft überlastet. Außerdem sollten Sie unbedingt die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) anstelle von Benutzer-IDs und Passwörtern in Betracht ziehen, um die Sicherheit deutlich zu erhöhen. 2FA-Fobs (Hardware-Geräte, die PINs zur weiteren Authentifizierung von Benutzern bereitstellen) sind jetzt kostengünstig. Die Mitarbeiter können ihre mobilen Geräte auch als 2FA-Authentifikator verwenden.

Die Realität sieht so aus, dass Ihre IT-Abteilung eine Reihe dieser Probleme durchlaufen haben sollte und wahrscheinlich über eine funktionierende Fernzugriffslösung über VPN verfügt, einschließlich einer Richtlinie und eines Supports. Wenn Sie jedoch eine größere Anzahl von Mitarbeitern einstellen und die Anzahl der Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, stark erhöhen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre zentrale Grundlage für die Remote-Arbeit wirklich der Aufgabe gewachsen ist, einschließlich des Erwerbs von genügend Lizenzen für alle vorgesehenen Mitarbeiter. Es gibt viele Nuancen bei der Gewährleistung eines qualitativ hochwertigen Fernzugriffs, und selbst die meisten Unternehmen werden nicht alle oben genannten Elemente vollständig und in einer Weise eingesetzt haben, die einfach genug, schnell genug und robust genug ist, insbesondere bei den verschiedenen kleinen Details, die wirklich eine qualitativ hochwertige Fernarbeitserfahrung ausmachen. Seien Sie bereit, sich einzubringen, um die Ausbildung und den Support zu verbessern, und stellen Sie sicher, dass der Ansatz nicht nur aus dem Ankreuzen der Kästchen besteht.

Schließlich wäre ich nachlässig, wenn ich anmerken würde, dass ein VPN nicht unbedingt die einzige Lösung für die Bereitstellung von Fernzugriff ist, noch ist es oft ausreichend, auch wenn es wahrscheinlich die bekannteste ist. Ein Problem besteht darin, dass VPNs letztendlich eine schwierig zu implementierende und zu verwaltende Lösung sein können. Es gibt mehrere Alternativen, aber sichere Remote-Desktops können oft die Aufgabe erfüllen, wenn Sie nicht über die IT-Ressourcen, Fähigkeiten oder das Budget verfügen, um ein VPN überall dort zu betreiben, wo es funktionieren soll. Lösungen wie Citrix Virtual Apps and Desktops oder Blackberry Digital Workplace oder der stets beliebte TeamViewer für kleinere Unternehmen bieten Lösungen für hohe Sicherheit bei maximaler Benutzerfreundlichkeit, die – abgesehen von der anfänglichen Bereitstellung, dem Rollout und der Schulung – viel weniger Aufwand seitens des Unternehmens erfordern. Testen Sie auch hier alles im Vorfeld, einschließlich der Benutzerfreundlichkeit, und stellen Sie sicher, dass Sie dies tun, indem Sie die tatsächlichen Mitarbeiter vor Ihre geplante(n) Lösung(en) für den Fernzugriff auf die Arbeit stellen, um zu sehen, wie gut sie tatsächlich funktioniert, oder Sie riskieren eine geringe Akzeptanz/Effektivität und hohe Supportkosten.

Strategie 2: Zugang zu Produktivität, Geschäftsanwendungen und Kommunikations-/Kooperationswerkzeugen bereitstellen

Das Geschäft dreht sich heute um Teamarbeit unter Verwendung von gemeinsam genutzten Wissensbeständen wie Dokumenten, Dateien, Berichten, Tabellenkalkulationen, Rich-Media-Anwendungen und sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Daten. Solche Ressourcen werden mit Anwendungen erstellt und verwendet, die die üblichen Büroproduktivitäts-Suites wie Microsoft Office365 und Google G Suite, lokale Content-/Dokumentenmanagementsysteme, das Unternehmensintranet, HR-Systeme, CRM, ERP und zahllose andere Systeme umfassen.

Eine Organisation mit durchschnittlich 100.000 Mitarbeitern hat zwischen 1.500 und 3.000 Anwendungen, die das Unternehmen betreiben. Diese Anzahl von Anwendungen nimmt überraschend langsam ab. Selbst ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern wird mindestens 100-200 Anwendungen haben, auf die es sich verlässt, von denen viele bei der Arbeit an entfernten Standorten eingesetzt werden müssen. Die Sicherstellung all dieser Anwendungen über Fernzugriff kann, wie oben erwähnt, teilweise mit Remote-Desktops gelöst werden. Im Allgemeinen bevorzugen Sie Cloud-Lösungen für Ihre Arbeit an entfernten Standorten, da die Installation nativer Anwendungen auf kompatiblen Geräten überraschend schwierig sein kann, während Cloud-Lösungen mit den meisten gängigen Browsern funktionieren und insbesondere den Zugriff auf mobile Anwendungen ermöglichen.

Schlüssel-Erfolgsfaktor Nr. 1: Gehen Sie mit der Zusammenarbeit aus der Ferne die Extra-Meile

Im Allgemeinen können Sie sich darauf verlassen, dass die Nutzung von Geschäftsanwendungen aus der Ferne in etwa die gleiche ist wie zu Zeiten, als der Mitarbeiter im Büro war. Dies steht in starkem Kontrast zur anderen Seite der Gleichung: Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge.

Aufgrund der inhärenten Isolierung ist die Arbeit an einem entfernten Standort viel stärker auf digitale Kommunikation und insbesondere auf moderne Tools für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter angewiesen, wie z.B. Team-Chat (Slack, Microsoft Teams, Workplace by Facebook usw.), soziale Netzwerke im Unternehmen (Iglu, LumApps, SAP Jam usw.), Unified Communications-/Instant Messaging-Lösungen sowie geschäftliche Hauptpfeiler wie E-Mail, Telefon und Web-Konferenzen/Meeting-Tools wie GoToMeeting und Zoom.

Die Arbeit an der Ferne selbst kann für Menschen, die entweder nicht daran gewöhnt sind oder wo sie persönlich nicht gut passt, eine ziemliche Herausforderung darstellen. Daher ist es in der Regel die zusätzliche Anstrengung wert, die Arbeit aus der Ferne für diese und alle anderen Personen einfacher und engagierter zu gestalten. Da Coronavirus Menschen, die nicht dazu neigen, aus der Ferne zu arbeiten, wahrscheinlich dazu veranlassen wird, dies zu tun, ist es ratsam, mehrere unkonventionelle Lösungen in Betracht zu ziehen, die die Zusammenarbeit aus der Ferne eher wie ein Büro oder eine immersivere Arbeit aussehen lassen. Einige potenzielle innovative Lösungen sollten in Betracht gezogen werden:

Sococo

Dieser Online-Arbeitsplatz bietet Chat, Sprache und Video, die eine Überlagerung mit einem virtuellen Büro bieten, was sich meiner Meinung nach als besonders effektiv erwiesen hat, um den Leuten das Gefühl zu vermitteln, dass sie sich noch in einem Büro befinden. Die Mitarbeiter können sich gegenseitig in virtuellen Büros mit eigenen und gemeinsamen Besprechungsräumen besuchen, indem sie wie in einem physischen Raum arbeiten.

Gluescreen

Ein visuelles Kollaborationswerkzeug, das den Mitarbeitern gemeinsame Artefakte ähnlich wie ein Whiteboard zur Verfügung stellt. Gluescreen bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit Folien, Grafiken und ganze Webprojekte live wie auf einem „Chat-Whiteboard“ zu kommentieren.

Der Workflow von Gluescreen ist so interaktiv gestaltet, dass es einem manchmal so vorkommt, als würde man direkt neben dem Kollegen sitzen, der einem seine Zettel ans Kanban-Board klebt. Das macht Kunden und Mitarbeitern zudem noch spaß, denn es handelt sich um ein äußerst interaktives System, mit dem sich Teams und Personen sehr schnell und gezielt zu einem isolierten Projektkontext austauschen live können. „Im Prinzip ist Gluescreen ein Micro-Socia-Network auf Projektebene“. Diese Art und Weise der Fernarbeit stellt eine echte Alternative und gleichzeitig eine Ergänzung zu anderen Tools.

Status Hero

Wie geht es allen und was tun sie? Das sind die Fragen, die dieses Werkzeug beantwortet, indem es den Status der Arbeiter zentralisiert, so dass sich automatisch ein zusammenhängendes Teambild ergibt. Der Status wird durch die App sowohl durch gelegentliche Abfragen der Mitarbeiter als auch durch das Ziehen von Aktivitäten aus anderen Systemen ermittelt. Dann überträgt es automatisch wichtige Ereignisse und erreichte Ziele, so dass sich die Mitarbeiter darüber im Klaren sind, was mit ihren Kollegen und Teamkollegen geschieht.

An der Spitze der digitalen Zusammenarbeit gibt es seit einigen Jahren Telepräsenzroboter wie Double Robotics, die zwar etwas kostspielig sind, aber den Mitarbeitern helfen können, einige der Vorteile der physischen Büropräsenz zu erhalten, indem sie abwechselnd virtuell in das Büro gehen können, um Kollegen zu besuchen oder sich mit ihnen zu treffen, die noch dort sind.

Auf dem Weg, im Jahr 2020 mehr denn je zum Mainstream zu werden, wird die erweiterte und virtuelle Realität ziemlich preiswert, insbesondere auf der Seite der virtuellen Realität mit Brillen wie der Oculus Go (derzeit 149 Dollar für eine komplette Einheit). Ich habe die Go in einem geschäftlichen Kontext eingesetzt und fand sie recht effektiv bei der Umsetzung von Erfahrungen, die sich wie ein Büro anfühlen. Was noch fehlt, ist eine effektive und weit verbreitete Meeting-Software für VR-Plattformen, obwohl Anwendungen wie Rumii und MeetinVR endlich anfangen, dies zu ändern.

Aber die Technologie ist nur ein Teil der Fernarbeitsgleichung. Die andere Seite sind die Fertigkeiten der Mitarbeiter. Diese müssen auch auf der Arbeitnehmerseite entwickelt werden, um die leistungsstarken und manchmal erstaunlichen digitalen Fähigkeiten, die heute zur Verfügung gestellt werden können, zu nutzen. Software zum Aufbau von Fertigkeiten mit der sich rasch entwickelnden Kategorie der digitalen Adoptionsplattformen kann bis zu einem gewissen Grad dazu beitragen, dieses Defizit zu beheben, obwohl auch strukturiertes Lernen hilfreich sein kann.

Strategie 3: Entwicklung von Fernwirkfähigkeiten

Die Realität sieht so aus, dass sich die Arbeit aus der Ferne grundlegend unterscheidet. Es gibt einen Verlust an Flurgesprächen, Kameradschaft und glücklichen Erfahrungen mit anderen Kollegen. Jeder ist viel weniger sichtbar, und das wirkt sich auf die Zusammenarbeit aus, weil es einfach schwieriger ist, mit den Kollegen in Kontakt zu treten, selbst mit all den digitalen Werkzeugen, die man zur Hand hat.

Im Laufe der Jahre hat sich ein Gespür für die Schlüsselkompetenzen entwickelt, die vor allem Fernarbeiter im digitalen Raum benötigen. Hier sind einige der Fähigkeiten, die zunächst vermittelt werden müssen, da immer mehr Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten:

Laut arbeiten

In diesem Prozess, der durch das gleichnamige Buch populär gemacht wurde, erzählen Arbeiter ihre Arbeit in digitalen Werkzeugen. Dies hilft uns, uns gegenseitig zu unterstützen, in Kontakt zu bleiben, uns auszurichten und in einem agilen Prozess zusammenzuarbeiten, während wir gleichzeitig die Sichtbarkeit wesentlich erhöhen und stillschweigende Informationen im Netzwerk veröffentlichen, um rund um die Uhr arbeiten zu können. Ich habe dies als eine der wichtigsten Fähigkeiten der modernen digitalen Zusammenarbeit bezeichnet, und es ist besonders wichtig für Mitarbeiter an entfernten Standorten, damit die Mitarbeiter miteinander verbunden und engagiert bleiben, indem sie einige der positiven Aspekte eines physischen Arbeitsplatzes durch regelmäßige Gesprächsaktivitäten zurückgeben.

Arbeitskoordination

Viele Tools für die Zusammenarbeit sind recht allgemein gehalten und nicht geeignet, um sicherzustellen, dass ein Geschäftsprozess in einem großen, verteilten Team koordiniert wird. Der Prozess der Arbeitskoordination nutzt einen zentralen Knotenpunkt, der heutzutage auf speziellen Software-Tools basiert (meine neueste Liste hier), um effizient sicherzustellen, dass Marketing, Vertrieb, Betrieb und kreative Bestrebungen verfolgt, analysiert, optimiert und zu einem effektiven Abschluss gebracht werden. Aber es ist der Prozess des Arbeitens in einer derart dezentralisierten und doch hochgradig koordinierten Weise, der eine neue Arbeitsweise darstellt. Die Mitarbeiter werden die Fähigkeit entwickeln, Möglichkeiten zur Strukturierung der Arbeit auf diese Weise zu erkennen, und wissen, wie man mit den verfügbaren Werkzeugen und Technologien viel besser koordinierte und digital unterstützte Prozesse schaffen kann.

Mit der richtigen Art der Zusammenarbeit arbeiten

Jetzt, wo wir buchstäblich Dutzende von Arten von Kollaborationswerkzeugen haben, werden Arbeiter, die sich an einen entfernten Ort begeben und denen ein großer Werkzeugkasten mit Optionen in die Hand gedrückt wird, zu oft entweder von der Analyse gelähmt oder sie benutzen eine weniger effektive Option für eine bestimmte Situation, als sie sollten. So ist beispielsweise E-Mail oft das schlechteste Werkzeug für die Zusammenarbeit, aber oft das erste Werkzeug, zu dem man Zugang hat. Oder ein Mitarbeiter könnte Slack für eine Situation verwenden, die sich besser für eine Massen-Kollaborationsplattform wie ein soziales Unternehmensnetzwerk oder ein Werkzeug zur Arbeitskoordination eignet. Der Aktionspunkt für die Befähigung von Fernmitarbeitern besteht darin, ihnen proaktiv einen Spickzettel zur Verfügung zu stellen, auf dem sie wissen, welche Werkzeuge sie für verschiedene Aufgaben am besten einsetzen und vor allem warum, damit sie das Wissen in Situationen anwenden können, für die es keine Anleitung gibt.

Strategie 4: Eine Arbeitskultur und Denkweise in der Ferne pflegen. Sie geht über den einzelnen Mitarbeiter hinaus und hilft, die gesamte Organisation darauf vorzubereiten, ein Umfeld zu schaffen, das für die Arbeit an entfernten Standorten effektiver ist. Insbesondere da digitale Werkzeuge so wichtig für die Ermöglichung von Fernarbeit sind, ist es wichtig zu verstehen, wie sehr sie die Kunst des Möglichen verändern, nicht nur in Bezug auf die individuellen digitalen Fähigkeiten und Gewohnheiten, sondern auch, wie diese digitalen Werkzeuge die Kultur der Organisation selbst verändern und verbessern. Oder genauer gesagt, was digital möglich ist und wie die Organisationen von Natur aus zusammen denken und arbeiten.

Wenn sich jedoch ein schneller Wandel vollzieht, wie z.B. die Umstellung auf Remote-Arbeit in kurzer Zeit wegen des Coronavirus, braucht der kulturelle Wandel einen Beschleunigungsprozess, oder die Technologie kann dem, worauf die Organisation vorbereitet ist, weit voraus sein. Hier sind einige kulturelle und mentale Veränderungen, die durch die offenere und partizipative Natur der digitalen Werkzeuge ermöglicht werden, insbesondere in einem entfernten Arbeitsumfeld:

Offene Beteiligung und Einbeziehung

Digitale Prozesse und Geschäftsaktivitäten in der neuesten Generation digitaler Werkzeuge sind weitaus integrativer, mehr von dem, was ich als ein „jeder kann mitmachen“-Modell bezeichne. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn sich die Mitarbeiter vom Heimbüro getrennt fühlen und sich nicht sicher sind, wo sie hingehören. Allerdings ist nicht jeder bereit, dass die Beteiligten digital auftauchen und nicht nur zuschauen, sondern tatsächlich mitmachen. Open-Source-Software und Crowdsourcing sind inzwischen zum Mainstream geworden und haben gezeigt, dass dieses Modell nicht nur funktioniert, sondern auch erstaunlich leistungsfähig ist. Dennoch sind Organisationen nicht immer bereit für diese Art von Hierarchiezerrüttung. Die Befürworter der Fernarbeit sollten den Boden dafür bereiten und diese Ideen in die Organisation einbringen, um für die Arten von mächtigen neuen Arbeitsweisen bereit zu sein, die Fernarbeiter zu Überstunden verleiten. Dazu gehören die Zusammenarbeit in Massen, die Selbstorganisation bei Problemen/Ausnahmen/Chancen und die Einflussnahme auf das Netzwerk in großem Maßstab. Es ist auch sehr ratsam, eine Fernarbeitsgemeinschaft oder eine digitale Innovationsgruppe innerhalb einer der Kollaborationsplattformen der Organisation zu schaffen, um dieses Gespräch zu führen. Holen Sie sich führende Mitarbeiter ins Boot und beteiligen Sie sich an einer im Wesentlichen digitalen Umgestaltung des Arbeitsplatzes, indem Sie Gemeinschaften von Change Agents und digitale Unterstützungsgruppen einsetzen.

Digitales Lernen und Sensibilisierung

Den Arbeitnehmern muss zusätzliche Zeit eingeräumt werden, um die Werkzeuge und Fähigkeiten der Fernarbeit zu studieren und zu erlernen. In kultureller Hinsicht sollte die Erwartung geweckt werden, dass in Zukunft viel kontinuierlicher und häufiger gelernt wird. Unterstützen Sie diese kulturelle Botschaft mit Bildungsmöglichkeiten, neuen Werkzeugen und relevanten Inhalten über die Fernarbeit regelmäßig. Einige Organisationen verfügen auch über ein Team zur Unterstützung der Fernarbeit, das sich mit Fernarbeitern befasst, auf Anfrage Hilfe leistet und mit Hilfe von Analysen Mitarbeiter findet, die Hilfe und Anleitung benötigen. Die Schaffung und Demonstration eines unterstützenden Umfelds für den Einstieg in die Arbeit an entfernten Standorten muss kurzfristig ein vorrangiges Ziel und eine mittelfristige Investition sein. Dazu gehört auch die Sensibilisierung oder die Bereitstellung von Zeit für die Organisation ihres Lebens, ihrer Ideen und ihres Wissens im Zusammenhang mit den neuen betrieblichen Realitäten, die mit der Arbeit an entfernten Standorten verbunden sind.

Führung des Netzwerks

Es ist jetzt einfacher und effektiver, eine Organisation als Führungskraft (jede Art von Führungskraft, wie z.B. Führungskraft, Fachexperte, Prozessverantwortlicher usw.) in digitalen Kanälen zu führen und mit ihr in Kontakt zu treten als auf jede andere Art und Weise. Während die persönliche Führung weiterhin wichtig sein wird, wird sie von dem, was heute mit modernen digitalen Kanälen möglich ist, in den Schatten gestellt. Führungskräfte können großen Einfluss und Sichtbarkeit innerhalb einer Organisation ausüben und mit großer Effizienz den Ton, die Kultur und die Kommunikation auf breiter Ebene etablieren, um die Unternehmensziele voranzutreiben. Die Konzernleitung stellte in einem wegweisenden Bericht fest, dass der Netzwerkleiter eine der wichtigsten neuen Fähigkeiten ist, die sich moderne Führungskräfte aneignen müssen, aber auch diejenige, die am wenigsten gelehrt oder unterstützt wird. Dies zu lehren ist der Schlüssel, um nicht nur die Fernarbeit für Führungskräfte erfolgreich zu machen, sondern auch um die weiterentwickelte digitale Kultur zu schaffen, die die Fernarbeit und die neuen Möglichkeiten, die sie ermöglicht und unterstützt.

Zusammenfassung: Wie man während des Coronavirus digital fernarbeiten kann

Wie ich kürzlich in meiner Analyse der Frage, warum die digitale Erfahrung der Mitarbeiter heute so herausfordernd ist, festgestellt habe, kann man die Technologien, die die Menschen nutzen, nicht ändern, ohne ihnen dabei auch noch zu helfen, ihre Fähigkeiten und Gewohnheiten zu ändern. Während viele Unternehmen versucht sein werden, den Kuhpfad mit Fernarbeit zu pflastern, indem sie einfach nur das nachbilden, was im Büro zu Hause oder im örtlichen Kooperationsstudio war, wäre dies ein Fehler und eine verpasste Gelegenheit für viele Unternehmen.

Da das Coronavirus uns – zumindest vorübergehend – weitaus isolierter machen könnte, als die meisten von uns jemals bei der Arbeit waren, haben wir stattdessen wahrscheinlich eine wichtige Gelegenheit, eine überzeugende neue digitale Fernarbeitsumgebung zu schaffen, die weitaus einnehmender, partizipatorischer und voller menschlicher Verbindungen, Zusammenhänge und Kontakte ist, wie wir sie jemals zuvor hatten. Ich fordere Sie dringend auf, innovative neue Werkzeuge auszuprobieren, wichtige Nachrichtenkompetenzen zu etablieren, Ihre Kultur digital zu verändern und sich auf alles vorzubereiten, was über das Coronavirus und die derzeitigen Ablenkungen, die es uns verursacht, hinausgeht. Lassen Sie uns unsere neuen Bemühungen im Bereich der Fernarbeit nutzen, um mit dem Aufbau einer wirklich besseren und effektiveren Organisation zu beginnen.