6 Schritte zur effektiven Kommunikation mit Home-Office Mitarbeitern

6 Schritte zur effektiven Kommunikation mit Home-Office Mitarbeitern

Verfügt Ihr Unternehmen über ein Remote-Team? Wenn ja, dieser Artikel mit Hilfe. Gastautorin Gloria Kopp führt uns durch sechs Schritte zur effektiven Kommunikation mit Mitarbeitern an entfernten Standorten.

Jeder weiß, dass die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens der Schlüssel zum Erfolg ist. Egal, ob Sie eine Besprechung abhalten, Verkaufsberichte durchgehen, Kunden per E-Mail oder Telefon kontaktieren oder Ihrem Chef den Status eines Projekts mitteilen, die Kommunikation steht bei allen Ihren Aktivitäten im Vordergrund.

Die Dinge werden jedoch viel schwieriger, wenn Sie Mitarbeiter einstellen, die weltweit arbeiten, auch bekannt als Remote-Mitarbeiter. Selbst mit der Präsenz fortschrittlicher Kommunikationstechnologie, wie Instant-Messaging-Dienste und Videokonferenz-Plattformen, ist es wichtig, dass Sie die Kunst der Kommunikation mit diesen Mitarbeitern beherrschen, damit Ihr Unternehmen erfolgreich sein kann.

Unabhängig davon, ob Sie Vollzeit-Vertragspartner oder Teilzeit-Freelancer einstellen, wollen Sie sicherstellen, dass Sie die Dinge gleich beim ersten Mal richtig machen. Damit Sie die Chancen für Ihr Unternehmen maximieren können, hier sechs wesentliche, notwendige Tipps für eine effektive Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern an entfernten Standorten.

Definieren Sie die Ziele Ihrer Remote-Mitarbeiter

Wenn Sie mit einem Team von Mitarbeitern in einer physischen Abteilung innerhalb eines Unternehmens arbeiten, ist das erste, was Sie zu Beginn eines jeden Projekts tun, die Bedingungen und Erwartungen festzulegen, so dass alle auf der ersten Seite stehen. Für Ihre Mitarbeiter im Außendienst ist das nicht anders.

Natürlich hängen diese Bedingungen, Ziele und Vorgaben ausschließlich von der Art, der Kultur und den Erwartungen Ihres Unternehmens ab, aber der Prozess sollte unabhängig von Ihrem Unternehmen immer gleich sein.

Wenn Sie zum Beispiel eine Marketingkampagne durchführen, bei der Sie die sozialen Medienkanäle eines Kunden verwalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich definierte Ziele setzen, um die Anzahl der Anhänger des Kunden in sechs Monaten um 100 % zu erhöhen.

Was auch immer diese Ziele und Vorgaben sein mögen, wenn alle das Gleiche anstreben und zusammenarbeiten, können die Erfolgschancen Ihres Unternehmens dramatisch steigen.

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Tipp: Stellen Sie sicher, dass alle Ziele und Vorgaben so definiert und so detailliert wie möglich sind, damit sie klar und verständlich sind und das Risiko von Fehlkommunikation minimiert wird. Wenn Sie die Quellen für jedes Ihrer Ziele definieren, verwenden Sie Werkzeuge wie Cite It In oder Grammarix, um dies genau zu tun.

Seien Sie proaktiv bei der Verwaltung

Als Remote-Teammanager ist es wichtig, dass Sie proaktiv dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft. Je proaktiver Sie sein können, desto flüssiger werden Ihr Team und Ihre Mitarbeiter arbeiten.

Wenn Sie beispielsweise ein großes Projekt vor sich haben, das viel Arbeit erfordert, sollten Sie alle Ihre Teammitglieder frühzeitig informieren, damit sie planen und vorbereitet sein können, wenn es soweit ist.

Dies gilt auf jeden Fall, wenn es darum geht, dass Mitarbeiter aus der Ferne einige Zeit von der Arbeit freinehmen, egal wie klein oder unbedeutend es auch erscheinen mag, damit Sie planen und eventuelle Verzögerungen minimieren können.

Als Führungskraft sollten Sie den Standard setzen, wenn es um die Kommunikation geht. Achten Sie darauf, dass Ihre Nachrichten auf ihre Richtigkeit überprüft werden, was Sie mit Hilfe von Diensten wie Boomessays und Academicadvisor leicht tun können.

Effektive Zusammenarbeit

Es gibt eine Menge Plattformen und Dienste, die darauf abzielen, die Kommunikation effektiv und einfach zu gestalten. Als Leiter eines Remote-Teams sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Sie das Team richtig zusammenbringen, indem Sie dafür sorgen, dass alle die gleichen Plattformen nutzen.

Wenn Sie eine Auswahl von Instant-Messaging-Diensten und Videokonferenz-Plattformen für verschiedene Mitarbeiter an entfernten Standorten innerhalb Ihres Teams verwenden, können die Teammitglieder nicht nur nicht miteinander kommunizieren, sondern die Dinge werden auch sehr schnell sehr verwirrend werden.

Stellen Sie stattdessen sicher, dass alle Fernmitarbeiter die gleichen Programme heruntergeladen haben und in der Lage und geschult sind, sie alle effektiv zu nutzen. Tools wie Trello und Asana sind großartige Allround-Tools, die Ihnen helfen können, Ihren Mitarbeitern an entfernten Standorten mühelos eine Verbindung herzustellen.

Manchmal, wenn ein Fernmitarbeiter sehr beschäftigt ist, während er mit Ihnen über etwas spricht, neigt er dazu, sich darauf zu einigen, nur um das Gespräch zu beenden. Das ist typisch, wenn Sie mit jemandem vom anderen Ende der Welt kommunizieren und während er für die Nacht abschaltet, fangen Sie gerade erst den Tag an.

Es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihre entfernten Mitarbeiter ermutigen und es ihnen leicht machen, Fragen zu stellen, damit sie ein kristallklares Verständnis von allem, was vor sich geht, haben. Dadurch wird der Spielraum für Fehler im weiteren Verlauf eines Projekts minimiert.

Um dies zu unterstützen, können Sie Tools wie Gluescreen verwenden, um sicherzustellen, dass Sie zu den richtigen Zeiten kommunizieren, und State of Writing, um sicherzustellen, dass die Botschaften effektiv kommuniziert werden.

Minimieren Sie das Risiko von Unterbrechungen

Die Arbeit von zu Hause oder von überall auf der Welt kann ein Geschenk des Himmels sein, und sie kann äußerst produktiv sein, aber es besteht immer noch das Risiko von Unterbrechungen, die den Arbeitsablauf eines Mitarbeiters beeinträchtigen können.

Natürlich sind einige dieser Unterbrechungen unvermeidlich, aber Sie wollen nicht die Ursache für einige der schlimmeren sein. Wenn Sie sich des Arbeitsmusters Ihres entfernten Mitarbeiters bewusst sind, was Sie auch sein sollten, versuchen Sie, ihn in diesen Zeiten nicht zu benachrichtigen, damit er sich auf das konzentrieren kann, was er gerade tut.

Wenn Sie in einem Notfall einen Mitarbeiter kontaktieren müssen, können Sie dies natürlich tun, aber versuchen Sie, diese Mitteilungen für tatsächliche Notfälle zu reservieren und nicht nur, wenn Sie nach einem Projekt-Update suchen.

Verwenden Sie Werkzeuge wie Asana oder Gluescreen, um Ihre Kommunikation kurz und direkt zu halten.

Wenn Sie besonders beschäftigt sind, kann es verlockend sein, eine Tonne Informationen über das, was Sie in einer E-Mail sagen wollen, herauszuschreiben. Wenn jedoch ein fünfminütiges Telefongespräch angemessener erscheint, dann ist dies wahrscheinlich der Kommunikationskanal, den Sie nutzen sollten.

Seien Sie klug, wie Sie mit Ihren entfernten Mitarbeitern kommunizieren. E-Mails, wie die schriftlichen, aber benutzerdefinierten Dienste wie Ukwritings oder Essayroo, sollten normalerweise für Einzelnachrichten reserviert werden, z. B. für die Einrichtung von Videokonferenzzeiten oder die gemeinsame Nutzung von Dateien.

Instant Messaging sollte für die Organisation sozialer Aspekte eines Teams an einem entfernten Standort, für die zwanglose Besprechung bestimmter Aspekte eines Projekts oder für kurze Gespräche mit einem Mitarbeiter verwendet werden.

Wenn Sie etwas Wesentliches zu sagen haben oder es sich um ein Thema handelt, das zur Diskussion steht, sollten Sie einen Telefonanruf oder einen Video-Chat organisieren.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, muss eine effektive Kommunikation mit einem entfernten Mitarbeiter oder einem Team von entfernten Mitarbeitern nicht schwierig sein, Sie müssen nur klug darüber nachdenken, wie Sie am effektivsten mit ihnen sprechen können.

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