5 Projektrisiken, die Sie um jeden Preis vermeiden sollten

5 Projektrisiken, die Sie um jeden Preis vermeiden sollten

Der Betrieb einer digitalen oder kreativen Agentur kann jedem, der in die Kreativbranche einsteigen oder von einer freiberuflichen Karriere in ein Agenturumfeld wechseln möchte, ein enormes Umsatzpotenzial bieten. Allerdings bringt das Führen jeder Art von Geschäft eine Reihe von Risikofaktoren mit sich, die Sie in Betracht ziehen müssen, wenn Sie Erfolg haben wollen. Der Umgang mit Kunden, Fristen, die Qualität der Arbeit und das Setzen von Erwartungen sind alles Faktoren, die für Agenturen geplant und von ihnen verstanden werden müssen. Werfen wir einen Blick auf einige dieser Projektmanagement-Risiken und wie man sie mindern kann.

Projekt-Risiken

1. Kundenüberarbeitungen

Kreative Projekte sind leider sehr selten geschnittene und trockene Erfolge – sie durchlaufen oft viele Phasen der Planung, Vorschläge und Überarbeitungen, bis die endgültige Arbeit vom Auftraggeber genehmigt wird. Es ist sehr wichtig, dies zu verstehen und dementsprechend zu budgetieren, wenn man ein Angebot für einen Auftrag abgibt. Andernfalls kann es passieren, dass die Einnahmen aus dem Projekt von vielen Überarbeitungen und Änderungen überschattet werden, die man nicht berücksichtigt hat, und das kostet Mannstunden, die einen tatsächlich einen Verlust für das Projekt bedeuten könnten.

5. Kein Kickoff-Meeting haben

  • Ein klares Angebot und einen klaren Vertrag mit dem Kunden haben, in dem die zu erbringenden Leistungen festgelegt sind und der es nicht erlaubt, während des Projekts zusätzliche Leistungen hinzuzufügen .
  • Berechnen Sie die Anzahl der Stunden, die für die Durchführung eines Projekts benötigt werden, und verdoppeln Sie sie dann, um Revisionen und Änderungen zu berücksichtigen. Dadurch erhalten Sie einen Preispunkt.
  • Berechnen Sie die Anzahl der Stunden

  • Scheuen Sie sich nicht, Nein zu einem Kunden zu sagen, wenn er das Projekt ständig ändert.
  • Preisen Sie sich selbst hoch – dies wird alle Kunden mit niedriger Qualität/Albtraumklienten aussortieren, die die Welt für so gut wie nichts wollen!
  • Im Voraus berechnen – sehr wichtig um zu verhindern, dass es zu Streitigkeiten kommt oder der Klient sich weigert, für die bisher geleistete Arbeit zu bezahlen.
  • Benutzen Sie eine Software wie Gluescreen, um kreative Überarbeitungsschleifen zu beschleunigen

2. Sitzungstermine

Termine sind für Kunden sehr wichtig, um ihre Ziele zu erreichen, aber sie sollten auch für Sie als Agentur wichtig sein. Die Einhaltung von Fristen sollte in Ihrer Agentur eine Priorität sein, um sicherzustellen, dass Ihr Budget und Ihr Kostenvoranschlag korrekt sind, damit Sie keine Mannstunden verschwenden und somit keinen Gewinn verlieren. Wenn Sie Termine versäumen, kann das nicht nur den Kunden verärgern, sondern auch Ihrem Ruf in der Branche schaden. Darüber hinaus können Terminüberschreitungen dazu führen, dass Projekte in andere von Ihnen arrangierte Kundenprojekte überfließen, was bedeutet, dass andere Kunden die Auswirkungen der Überschreitung des ersten Termins zu spüren bekommen, was Sie dann für andere Kundenprojekte in Ihrer Agentur in eine schlechte Position bringen kann. Behalten Sie den Zeitplan unter Kontrolle!

5. Kein Kickoff-Meeting haben

  • Setzen Sie einen Zeitplan für jedes Ergebnis des Projekts fest und versuchen Sie, innerhalb des budgetierten Zeitrahmens zu bleiben.
  • Setzen Sie in Ihrer Agentur Ressourcen für das Projekt ein – drängen Sie Ihr Team nicht zu sehr in andere Projekte, da Sie sonst wahrscheinlich Termine verpassen oder die Qualität aller Projekte leiden würde.
  • Hören Sie sich die Bedürfnisse des Kunden an und führen Sie ein erstes Geschäftstreffen durch, um genau festzulegen, was er benötigt. Dies versetzt Sie in die beste Position, um voranzukommen und sicherzustellen, dass Ihre anfängliche Arbeit sehr nah an den Wünschen des Kunden liegt oder dass Sie die Wünsche des Kunden erfüllen, d.h. weniger Überarbeitungen!
  • Immer überziehen Sie Ihr Stundenbudget. Die Zuteilung einiger zusätzlicher Stunden für den Notfall ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie über einen Zeitpuffer verfügen, falls Sie diesen benötigen, und bedeutet oft, dass Sie für den Kunden zu viel liefern, um ihn glücklicher zu machen!

3. Qualität Ihrer Arbeit

Bei jeder Art von kreativem Projekt ist die Qualität des Outputs sehr wichtig und sollte der Eckpfeiler dessen sein, worauf Ihre Agentur aufgebaut ist. Um ein hohes Qualitätsniveau aufrechtzuerhalten, sollten Sie hart daran arbeiten, nur sehr talentierte Designer/Kreative zu beschäftigen, die Ihre Vision verstehen, Zeit in die Ausbildung investieren, damit sie Ihren Standards entsprechen, und auch den Preis Ihrer Arbeit entsprechend der Qualität festsetzen, die Ihre Kunden erwarten. Wenn Sie gerade erst in der kreativen Welt anfangen, ist eine Agentur vielleicht nicht die beste Wahl, und Sie sollten wirklich jemanden in der Branche auf freiberuflicher Basis begleiten, bevor Sie sich in eine eigene Agentur stürzen, damit Sie die Qualität der Arbeit, die die Menschen erwarten, voll und ganz verstehen können.

5. Kein Kickoff-Meeting haben

  • Nur Spitzentalente einstellen .
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und zeigen Sie ihnen Beispiele für die Qualität, die Ihre Agentur produziert oder produzieren wird.
  • Preisen Sie Ihre Projekte entsprechend dieser Qualitätsstufe .
  • Lassen Sie bei neuen Mitarbeitern oder Nachwuchskräften das Output von einem Redakteur oder erfahreneren Designer/Kreativen überwachen, bevor der Kunde es sieht, um sicherzustellen, dass es den Qualitätsanforderungen Ihrer Agentur entspricht.
  • Lassen Sie sich nicht herab, schlechter bezahlte Jobs anzunehmen, auch wenn der Kunde sich nicht allzu sehr um die Qualität sorgt.

4. Kunden, denen das Geld ausgeht

Ich habe das aus erster Hand miterlebt, und es ist für keine der beiden Parteien eine gute Nachricht. Manchmal, vor allem bei höherpreisigen Projekten, hat der Kunde externe Finanzmittel beschafft oder ein Budget für seine kreative Arbeit oder Marketing-Dienstleistungen aufgestellt und lässt sich dazu hinreißen, sein gesamtes Kapital für die bestmögliche Qualität seiner Arbeit auszugeben, selbst wenn er es sich nach Begleichung aller anderen Rechnungen nicht leisten kann! Einige junge Start-ups fallen in diese Falle, wo sie den größten Teil ihres Budgets dafür verwenden, die beste Agentur für ihre Arbeit zu engagieren, aber nicht alle anderen Kosten erkennen, die sie für den Betrieb anderer Teile ihres Unternehmens aufbringen müssen, und so sind sie am Ende nicht in der Lage, der Agentur den vollen Angebotspreis zu zahlen, was bedeutet, dass sie bei einem abgeschlossenen Projekt den Kürzeren ziehen und die Agentur an Einnahmen verliert.

Wie dieses Risiko gemindert werden kann

  • Ask für mindestens 50% Zahlung im Voraus.
  • Ask für mindestens 50% Vorauszahlung.

  • Ask für Referenzen, wenn es sich um ein großes Projekt handelt.
  • Ask für Referenzen, wenn es sich um ein großes Projekt handelt.

  • Ask für Konten oder Beweise, dass sie das Geld zum Zahlen haben.
  • Ask für Konten oder Beweise, dass sie das Geld haben, um zu bezahlen.

  • Beginnen Sie erst mit der Arbeit, wenn die erste Zahlung verrechnet ist und sie auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist.

5. Kein Kickoff-Meeting haben

Der Schlüssel bei jedem Geschäft, Projekt oder Unternehmen ist es, immer eine klare Richtung zu haben, richtig? Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine klare Reihe von Meilensteinen für das Projekt haben, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern in Ihrer Agentur die Richtung vorgeben, in die es gehen soll. Ohne eine klare Richtung wird Ihr Team Schwierigkeiten haben, die Endziele des Projekts zu verstehen und zu verstehen, was mit seiner Arbeit für den Kunden erreicht werden soll, und daher nicht die beste Arbeit abliefern können. Durch ein strukturiertes Kickoff-Meeting vor Projektbeginn werden Ihr Team und Ihr Kunde auf derselben Seite stehen, was Konflikte minimiert und einen reibungslosen Ablauf gewährleistet. Nicht nur das, wenn das Projekt langwierig ist oder Ihr Team mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet, sondern auch, wenn eine klare Vision für die zu erbringenden Leistungen vorhanden ist, kann sich Ihr Team schnell wieder auf das konzentrieren, was es erreichen muss, und es hilft ihm in Zeiten kreativer Blockaden, da es sich auf die Projektziele aus der Kick-off-Sitzung zurückbesinnen kann, um sich neu zu fokussieren.

5. Kein Kickoff-Meeting haben

  • Veranstalten Sie ein Kickoff-Meeting mit Ihrem gesamten Team, das an dem Projekt arbeitet, und allen Interessenvertretern des Kunden.
  • Klären Sie gemeinsam mit dem Kunden klare Zeitpläne, Ergebnisse und Gründe für diese Ergebnisse.
  • Verstehen Sie die Probleme und Endziele des Unternehmens, damit Sie diese in eine Strategie zu deren Lösung einarbeiten können.
  • Ask viele Fragen Ihres Kunden

Schlussfolgerung

Es ist also nicht so einfach, eine Agentur zu leiten, wie es scheint! Aber solange Sie eine Reihe von Vorsichtsmaßnahmen wie die oben aufgeführten treffen, sind Sie in einer guten Position, um viele der mit kreativen Projekten und Kundenmanagement verbundenen Risiken zu mindern. Kunden in der Kreativbranche können oft eine sehr hohe Qualität des Outputs, viele Überarbeitungen oder andere Änderungen am Projekt während des gesamten Projektverlaufs verlangen. Klare Ergebnisse und das Verständnis für die Bedürfnisse Ihres Kunden sind daher entscheidend, um Ihre Position in der Beziehung aus einer Position der Stärke heraus zu behaupten, aber auch, um Ihrem Kunden zu helfen, seine Ziele zu erreichen und Wiederholungsgeschäfte zu generieren. Es gibt nichts Besseres, als eine florierende Agentur zu besitzen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die richtigen Grundlagen schaffen, damit sie wachsen kann, und vermeiden Sie die üblichen Risiken, die wir besprochen haben!